Оптимизация бизнес процессов строительной компании для выхода на новый сегмент рынка. Оптимизация бизнес процессов в строительной компании

Оптимизация строительных бизнес-процессов

27.04.2009

Любое дело требует эффективной организации действий, только в этом случае возможен успех. Если говорить о бизнесе, то необходимым условием успешного его развития является чёткое представление всех бизнес-процессов, оптимальное их проектирование и строгий контроль над всеми реально протекающими производственными циклами. Для этого, как минимум, нужна формализация деятельности предприятия и наличие объективной информации о ней в виде точных цифр. Появление специальных программных разработок, служащих этим целям (например, можно купить программу 1с предприятие), явилось поистине благом для компаний, которые не только мечтают об успехе. Сказанное выше особенно актуально для тех предприятий, которые вынуждены работать в жестких условиях рыночной конкуренции. Возьмём простой пример производственного процесса – отгрузку строительного материала от поставщика к потребителю. Если для данной компании время, необходимое для выполнения этого процесса, процентов на десять больше, чем у конкурентов, то она рискует растерять своих клиентов, особенно если поставляемый компанией материал не является более конкурентоспособным по качеству. Как видим, для оптимизации деятельности предприятия, важно знать не только суть и стоимость выполнения того или иного бизнес-процесса, но даже и сроки, в течение которого он выполняется.

Строительный бизнес имеет особую специфику, связанную, прежде всего, с его большой капиталоемкостью. Поэтому не удивительно, что строительные организации, не сумевшие адаптироваться к условиям конкурентной борьбы, быстро теряют свои позиции на рынке. Потребитель стал весьма разборчив, некачественная недвижимость сейчас вряд ли кого-то заинтересует. Поэтому усиление конкурентоспособности строительной организации напрямую связано с повышением качества производимых строительных работ, что также достигается путём совершенствования бизнес-процессов. При разработке информационных систем, предназначенных для строительного бизнеса, безусловно, учитываются его особенности. Все программные разработки создаются с учётом дальнейшего развития, новые версии всегда являются расширением возможностей предыдущих версий, к примеру, обновление 1с 7.7 до версии 8.0 приведёт к поддержке существующих функций программы и к появлению новых. Созданию программного продукта предшествует серьёзная аналитическая работа и тщательное проектирование, ведь в противном случае продукт не будет пользоваться успехом (там тоже своя конкуренция, не менее жёсткая, чем в других сферах).

Автоматизация управления строительными проектами даёт неоспоримые преимущества, поскольку позволяет быстро получать всевозможные отчёты о текущем состоянии проекта, необходимые для объективного анализа ситуации и принятия мер. Руководитель всегда будет в курсе того, каковы плановые и фактические параметры проекта: по срокам, объемам работ, стоимости. Эта информация поможет ему принять своевременные и адекватные меры в случае, если какой-то из видов работ грозит срывом проекта. Каждая отрасль, как известно, имеет свои формы отчётов, и строительная индустрия не является исключением. Проводя адаптацию информационной системы под нужды конкретного предприятия, администраторы системы учитывают этот факт.

Например, программа 1с предприятие всегда настраивается для работы в конкретных условиях, для этого база данных пополняется необходимой информацией и формами отчётов, принятыми в данной отрасли. Это, безусловно, также является большим плюсом, поскольку сотрудникам отделов уже не нужно беспокоиться о приведении своих отчётов к стандартному виду – система сама сделает это автоматически. Использование программного обеспечения позволяет сделать прозрачными денежные потоки и финансовую отчётность, что чрезвычайно важно в любом бизнесе, а в строительной отрасли особенно. Важным моментом является то, что доступ к различным данным строго разграничивается в зависимости от прав учётной записи конкретного сотрудника.

Источник: RWAY.Ru - информационно-аналитический портал о недвижимости

rway.ru

оптимизация бизнес-процессов группы компаний "Ренн-групп"

Как превратить свой бизнес в самостоятельно работающую, самовоспроизводящую систему, приносящую запланированную прибыль и готовую для масштабирования.

Реальный пример, как применив наши рекомендации компания добилась следующих результатов: * Рост продаж без дополнительных расходов на рекламу,как следствие значительно возросшего качество сервиса, что повысило удовлетворенность имеющихся клиентов и количество повторных заказов. * Расширение рынка продаж по России за счёт более оптимально организованного процесса поиска представительств, и контроля за их работой. * В два раза сократился срок доставки товаров, и появилась возможность обработки большего количества заказов тем же количеством сотрудников. * В три раза увеличилась скорость реагирования на «проседания» в системах продаж и сервиса. Соответственно, это повысило скорость принятия управленческих решений и нивелирования негативных последствий ещё в «зародыше».

1. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Заказчик: Группа компаний “РЕНН-ГРУПП” Исполнитель: Маркетинговое агентство “EXILEM” “РЕНН-ГРУПП” Резюме проекта по "настройке" 100%-ной управляемости бизнеса группы компаний

2. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Информация о заказчике ООО «РЕНН-ГРУПП» — группа компаний, занимающихся оптово-розничной торговлей и оказанием услуг в несвязанных друг с другом направлениях и под разными брендами. Основные из этих направлений: 1. Продажа детских товаров – http://sanki-kolyaski.ru 2. Продажа товаров для сада и огорода http://sadvolga.ru/ 3. Оказание услуг в строительстве http://tatangar.ru/ Основная стратегия компании – это продвижение уникальных продуктов, направленных на сегмент покупателей-«новаторов», ищущих для себя инновационные, лучшие решения в различных областях жизни. Это является и конкурентным преимуществом компании, и отражением идеологии её владельцев. Владельцы бизнеса — команда 4-х молодых людей, стремящихся построить стабильно растущую компанию с качественными продуктами, приносящими реальную пользу людям, а также выстроить систему предприятия, которая смогла бы выполнить финансовые планы владельцев и сотрудников компании. Ситуация клиента и поставленная задача Соучредители создавали совместный бизнес с нуля, не имея при этом предыдущего управленческого опыта или опыта создания бизнеса. Их стратегия открытия бизнесов заключается в поиске интересной, нестандартной идеи или продукта, «прощупывании» спроса путём тестовых продаж и – в случае хорошего спроса – полноценного запуска направления (бизнеса). Таким образом были созданы первые два направления, которые довольно хорошо развивались: увеличивалось количество сотрудников, росло количество региональных представительств и объёмы товаров на складах. Со временем бизнес из малого стал средним. И если на начальных этапах у владельцев практически все аспекты бизнеса – развитие, финансы, сотрудники, продажи и т.д. – находились под прямым контролем, то по мере его роста уследить за всем и управлять всем и вся им становилось всё труднее. Это приводило к таким негативным последствиям как:  Постоянное снижение управляемости  Снижение уровня сервиса  Падение продаж  Снижение мотивации некоторых сотрудников  И т.д. 3. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Естественно игнорирование этих проблем могло привести к снижению оборотов, прибыльности и даже к закрытию бизнеса. Чтобы не доводить до критического состояния владельцы предприняли самостоятельную попытку провести определенную реорганизацию, регламентировать и систематизировать бизнес-процессы, снизить всё возрастающие издержки. Однако эти попытки окончились неудачей по нескольким причинам: 1. Отсутствие чёткого понимания, что и как делать в рамках такого проекта. 2. Отсутствие практического опыта для его осуществления (при наличии теоретических знаний). 3. Недостаток самодисциплины и само-организованности в доведении этого проекта до конца. В связи с этим было решено найти подрядчика для выполнения проекта, который  Имел бы опыт осуществления таких проектов;  Был внешним «подстёгивающим» и дисциплинирующим фактором;  Помог бы избежать ошибок, цена которых может быть довольно высокой. Задачи, которые необходимо было решить подрядчику: 1. Повысить управляемость компании за счет преобразования организационной структуры, изменения мотивации, внедрения специализации каждой функции, каждого сотрудника. 2. Создать систему, которая позволит оптимально, без дополнительных затрат развивать все направления, а также запускать новые. 3. Предприятие должно функционировать эффективно при минимально затрачиваемом времени владельцев бизнеса. 4. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Критерии выбора подрядчика Заказчику нужна была компания, которая может не просто проконсультировать, но и обеспечить необходимый результат «под ключ», внедряя собственные же рекомендации. К тому же, теоретическое понимание того, что необходимо сделать, имелось и у самих владельцев. Необходимы были те, кто осуществит всѐ на практике. Поиски вариантов решений привели клиента на наш семинар, на котором мы рассказывали про методику оптимизации бизнес-процессов. После семинара владельцы компании поняли, что именно это им и нужно. После обсуждения условий выполнения проекта по оптимизации и систематизации бизнес-процессов и повышению управляемости бизнеса выбор был остановлен на нас, маркетинговом агентстве «Exilem». Причины, по котором мы были выбраны: 1. Наличие предыдущего опыта Компания «Exilem» успешно осуществляла подобные проекты по систематизации и оптимизации бизнес-процессов, в результате которых эффективность увеличивалась минимум на 30%. Это подтверждали рекомендации от других клиентов и кейсы, выложенные на сайте агентства: http://exilem.com/cases/ 2. Чётко прописанный план проекта До начала сотрудничества нами был предложен поэтапный план проекта со сроками и стоимостью каждого этапа. 3. Поэтапное внедрение, максимально снижающее риски заказчика Мы предложили удобный и безопасный способ расчёта – оплата не за весь проект сразу, а поэтапно. По окончании этапа, если он успешно завершён, оплачивается следующий. Каждый этап — это мини-проект, который имеет свои измеримые сроки и результаты. Это снижает риски клиента, и позволяет лучше оценить оправданность вложений по результатам уже выполненных этапов. 4. Работа на результат Практически мы предложили выполнить проект «под ключ»: мы не просто разрабатываем эффективную систему управления и контроля всех аспектов функционирования группы компаний, но и тестируем и внедряем её. Оплата идёт не за время или пачку документов, а за результат. 5. Лучшие и уникальные решения, внедряемые в проекте Немаловажным фактором было то, что механизмы, которые мы внедряем,  основаны на самых последних современных наработках в этой сфере,  уникальны и просты в использовании,  «самодостаточны», т.е. по окончании проекта работают без нашего активного участия и не требуют какой-либо абонентской платы. 6. Гарантия результата 5. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Мы дали гарантию на каждый этап. Клиент мог остановить проект на любом из этапов, оставив полученные промежуточные результаты. (Гарантии по каждому этапу индивидуальны и прописаны в договоре). Дополнительным фактором было обещание, что мы поможем также решить в ходе проекта проблемы психологического характера, которые обязательно возникнут при внедрении. А именно поможем владельцам  найти время в их графике на осуществление изменений,  согласовать разнородное видение каждым из соучредителей предполагаемых путей воплощения проекта,  а также преодолеть неминуемое сопротивление сотрудников. 6. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Этапы проекта Этап первый. «Аудит» По сути, представляет собой «диагностику» предприятия на предмет того, что и как действует сейчас, понять сильные и слабые стороны действующей системы бизнес-процессов компании. Были проведены:  Аудит внешних и внутренних бизнес-процессов  Анализ регламентов, инструкций и прочих внутренних документов  Анализ системы мотивации сотрудников: материальной и нематериальной  Анализ ценностей сотрудников (так называемая «ценностная карта сотрудников предприятия»)  Аудит организационной структуры  Анализ эффективности системы контроля.  Анализ функционально-ролевой модели предприятия. По результатам аудита были предложены модели дальнейшей оптимизации бизнес- процессов компании. Заказчиком была выбрана модель «Структура функциональных департаментов». Данная модель организована как система, в которой компания – это единый механизм тестирования, развития, получения прибыли от продажи любого продукта (товара, услуги), который соответствует уникальности компании. 7. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Организационная структура модели – это система департаментов, выполняющих свои функциональные задачи, направленные на достижение результатов, поставленных владельцами компании. Каждый департамент возглавляет руководитель, который организовывает работу и отвечает за результат департамента в целом и каждого сотрудника в частности. Сильные стороны модели:  Объединение сотрудников по функциям дает максимальную отдачу профессиональных ресурсов. — Естественный обмен опытом. Плюс, порой, применение методов из одной отрасли даёт неожиданно хорошие результаты в другой отрасли, где эти методы не применялись ранее.  Возможность безболезненной для всех взаимозамены сотрудников в случае переориентации на другой продукт. Например, если сотрудник – менеджер по продажам, то ему в принципе все равно, что продавать – он специалист по продажам.  Оптимальная модель для внедрения — Не надо выделять ресурсы, сотрудников, время и т.д. на каждое имеющееся направление по отдельности.  Максимальная гибкость структуры. — Возможность постепенного наполнения департаментов отделами. Например, отдел оптовых продаж, отдел интернет- продаж и т.д. В начале, можно обойтись без руководителей отделов, так как директор – специалист по функции департамента и компетентен в данном направлении.  Более низкие издержки на персонал по сравнению с другими моделями. В результате первого этапа проекта владельцы копании получили не только варианты решений по увеличению эффективности системы бизнеса, но и описание существующих слабых мест в:  организационной структуре,  функционально-ролевой модели,  бизнес-процессах,  мотивации сотрудников (материальной и нематериальной). 8. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Этап второй. «Моделирование» Далее было необходимо сформировать и описать новую модель (систему бизнес- процессов) предприятия. Т.е. расписать в деталях, как всѐ будет работать, кто с кем и каким способом взаимодействовать и т.д. По сути, нами была проведена кропотливая работа по созданию всеобъемлющего комплекта документов, прописывающих как всё должно работать в идеале. Были созданы документы, описывающие следующие модели:  Новые цепочки бизнес-процессов  Оптимальная организационная структура  Функционально-ролевая модель предприятия в полном объеме.  Зоны ответственности каждого функционального отдела и каждого сотрудника.  Критерии эффективности работы каждого отдела и каждого сотрудника.  Система мотивации сотрудников на основе конкретных показателей результативности данной должности.  Оптимальная система контроля выполняемых работ. Для владельцев компании была важна поддержка на этапе «внедрения», так как снимаются вопросы траты дополнительного времени на проект, возможность сохранить бывший процесс предприятия в рабочем состоянии, снять сопротивления сотрудников и собственное владельцев предприятия. 9. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Этап третий. «Внедрение» Это самый больший по времени и ответственный этап. Именно на нем «спотыкаются» многие владельцы: нужно удерживать прежнюю эффективность работы старой модели и параллельно выстраивать, внедрять новую. Это практически невозможно сделать в одиночку, находясь внутри оперативной работы. Именно поэтому внешний консультант и «внедренец» просто необходим. Здесь важен вклад обеих сторон: № Этапы внедрения “РЕНН-ГРУПП” “Exilem” 1. Поиск ключевых сотрудников Организация поиска, собеседование, отбор кандидатов Рекомендации на этапе собеседования (по требованию) 2. Определение ключевых показателей эффективности на год Формирование документа с количественными показателями Консультирование 3. Формирование стратегии развития предприятия на 1 год Формирование документа Консультирование, экспертная оценка результата 4. Формирование плана работы предприятия на год (на основании проектов Формирование документа Консультирование, экспертная оценка результата 10. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] планов всех Департаментов) 5. Составление штатного расписания и Должностных инструкций Формирование документа Консультирование, экспертная оценка результата 6. Добор «недостающих» сотрудников Организация поиска, собеседование, отбор кандидатов Рекомендации на этапе собеседования (по требованию) 7. Формирование основных документов, образующих систему предприятия Формирование документа Консультирование, экспертная оценка результата 8. Формирование системы электронного документооборота, соответствующего новой модели. Формирование документов Выявление критериев документа (что там должно содержаться, рекомендации форматов документа и т.п.) 9. Презентация сотрудникам новой модели и системы работы Организация собрания коллектива, презентация Мотивационный спич, ответы на вопросы 10. Предложение каждому из сотрудников работы на соответствующей должности Подписание с сотрудниками необходимых документов Консультирование (при необходимости) 11. Обучение сотрудников всех функциональных уровней новой системе работы Обучаться, слушать, делать Обучение сотрудников в малых группах и индивидуально. Контроль выполнения рекомендаций 12. Работа с психологическим сопротивлением сотрудников новой модели работы Административное вмешательство (при необходимости) Коучинговые сессии и беседы 11. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Результаты проекта Самый главный результат проекта — владельцы получили компанию, которая представляет собой не просто «чёрный ящик» с хаотическим управлением, основанным на постоянном реагировании на возникающие обстоятельства и ситуации, а бизнес как самостоятельно работающую, самовоспроизводящуюся систему, приносящую запланированную прибыль и готовую для масштабирования. Дополнительный, один из наиболее желаемых владельцами компании, результат — сокращение В ТРИ РАЗА времени, выделяемого на постоянную оперативную работу «в бизнесе» при полном сохранении управляемости и доходов. Появилась возможность (при наличии желания) нанять исполнительного директора с полным выходом владельцев из оперативной деятельности. Помимо этого достигнуты и такие дополнительные результаты:  Рост продаж без дополнительных расходов на рекламу как следствие значительно возросшего качество сервиса, что повысило удовлетворенность имеющихся клиентов и количество повторных заказов.  Расширение рынка продаж по России за счёт более оптимально организованного процесса поиска представительств, и контроля за их работой.  В два раза сократился срок доставки товаров, и появилась возможность обработки большего количества заказов тем же количеством сотрудников.  В три раза увеличилась скорость реагирования на «проседания» в системах продаж и сервиса. Соответственно, это повысило скорость принятия управленческих решений и нивелирования негативных последствий ещё в «зародыше». 12. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Отзыв клиента Поводом обращения в компанию “Exilem” было понимание, что наша компания уже не может развиваться. Хотелось из бессистемности и хаоса, который тогда происходил, прийти к структуре и к такой компании, которая сможет занимать федеральные масштабы. Да, сейчас есть много информации – книги, семинары, вебинары – это все хорошо, но для того, чтобы использовать этот инструмент, зачастую должна быть очень сильная самомотивация, которой иногда не хватает. А когда работаешь с консалтинговой компанией и личным коучем, то эта работа и отношения не позволяют тебе не делать или растягивать то, что сам бы ты делал гораздо дольше, чем в сотрудничестве. Наиболее значимым в работе для меня было то, что вы болели за это дело и продолжаете за него болеть. Это видно, когда люди полностью отдается делу и им важен результат. Сейчас у нас есть практически все инструменты, которые позволят компании развиваться. Есть понимание того, что и как нужно делать, описаны все бизнес- процессы. Теперь все зависит больше от нас, от нашей отдачи и заинтересованности, чтобы развиваться. У нас свободны руки, и все зависит только от личной мотивации. Наиль Хисаметдинов Генеральный директор ООО «Ренн-групп» 8-9046-71-71-17 [email protected] 13. Маркетинговое агентство “Exilem” http://exilem.com (843) 224-39-59, 8-927-405-93-69 [email protected] Вам в принципе интересно добиться похожих результатов? Когда вы задумывали бизнес, какие цели вы ставили, что вы хотели, что рисовали в своём воображении? Наверняка были мысли, что будете зарабатывать приличное количество денег и со временем тратить на это всё меньше времени, посвящая его семье, хобби, путешествиям и т.д. А что в реальности? Если с первым пунктом (деньги) всё хорошо, то с остальными – не очень: на свой бизнес многие тратят более 8, а то и по 12-14 часов в день. Нередко без выходных. Зачастую мы становимся «заложниками» своего бизнеса. Описав этот кейс, мы хотели показать, что существует другой путь. Почему получилось у владельцев «РЕНН-ГРУПП»? Всё просто:  Во-первых, они преодолели внутренние страхи и собственное сопротивление изменениям (в том числе благодаря нашей поддержке).  Во-вторых, совершали правильные действия с нами и под нашим руководством. Решайтесь на это и вы. Наталья Романова Директор по развитию “Exilem” http://exilem.com Только для читателей этого кейса Если вам интересно получить похожие результаты в своей компании, то только для тех, кто ознакомился с этим документом, мы делаем специальное предложение: Консультация по вопросам оптимизации бизнес-процессов и "увольнения" владельца из бизнеса со скидкой 50% В ходе консультации вы рассказываете нам о проблемах и задачах, которые хотели бы решить, а также вкратце описываете текущую ситуацию в бизнесе, а мы предоставляем конкретные рекомендации, которые вы можете внедрить самостоятельно. Условия предоставления  Оказывается телефону, скайпу или личной встрече.  Длительность – 50 минут.  Если консультация вам не понравится, мы вернём деньги. Чтобы записаться на консультацию, позвоните по тел. 8-927-405-93-69 или напишите на [email protected]

documents.tips

Оптимизация и регламентация бизнес-процессов

В условиях кризиса одна из ключевых задач бизнеса - снижение затрат.

Расходы на персонал сегодня - одна из основных статей затрат, снижение которых требует оптимизации и регламентации бизнес-процессов.

Для каких отраслей и компаний это особенно актуально?

Проблема неэффективной управленческой структуры характерна практически для всех отраслей. Наиболее сложная ситуация в холдингах проходящих постоянные изменения и компаниях, работавших до недавнего времени в условиях высокой доходности проектов.

Что получает заказчик по результатам проекта?

Эффективная структура управления

В новой структуре останутся только те процессы, которые добавляют стоимость вашему бизнесу

Оптимальная численность

Новое штатное расписание будет составлено с учетом объемов работы по проектам

Формализованная ответственность

Теперь у руководителей проектов не будет возможности сказать "это не моя ответственность" - все будет отражено в документах

Как организован проект?

В общей схеме шаги по проекту реализуются в следующей последовательности:

Шаг 1. Проводится организационная диагностика

Мы разбираемся в сложившейся ситуации: анализируем отчетную информацию, сложившуюся систему распределения полномочий и ответственности, уточняем затраты по проектам, систему оплаты и стимулирования труда. 3-4 недели.

Шаг 2. Разрабатывается дерево целей организации по проектной деятельности на 3-5 лет

Эта работа проводится совместно с управленческой командой Клиента 5 до 15 дней.

Шаг 3. Формируется процессная модель организации по проектной деятельности

На основании перспективных целей производится актуализация существующих бизнес-процессов и формирование целевой модели организации. от 1 до 3-х месяцев

Шаг 4. Проектируется организационная структура верхнего уровня

Бизнес-процессы "сворачиваются" в организационную структуру - формируются структурные подразделения. от 2-х до 4-х недель

Шаг 5. Разрабатывается штатное расписание. Уточняется структура на нижних уровнях. Определяется численность

На основании перспективных целей производится актуализация существующих бизнес-процессов и формирование целевой модели организации. от 2-х недель до 2-х месяцев.

Шаг 6.Производится регламентация

Для того, чтобы новая структура заработала нужны документы, раскрывающие принципы ее работы - приказ о распределении ответственности между руководителями, регламент управления, Положение об организационной структуре и т.п. от 1-й до 2-х недель.

Формализованные результаты проекта

На всех проектах мы стремимся добиться конкретного результата: функционирующей системы управления, проведенной оценки персонала, и т.п.

Результатом проекта по оптимизации и регламентации проектной деятельности обычно является реализация пробного проекта в новой структуре.

Так же заказчик получает проекты регламентов, положений и приказов.

Отчеты и папки с описаниями методик остаются для бухгалтерии.

Если у вас возникли вопросы или хотите связаться с экспертами компании, напишите нам запрос и мы в течение дня обязательно вам ответим.

УСЛУГИ ПАКК в ПРОЕКТНОМ УПРАВЛЕНИИ:

pm.pacc.ru

Пример оптимизации структуры и процессов компании

Евгений Михайленко

Пример оптимизации структуры и процессов компании

Отрывок из книги Е. Михайленко Архитектура высокоэффективного бизнеса. Как перестать быть заложником обстоятельств и заставить бизнес работать на себя.

С самого начала, опять же, оговорюсь, что нет и быть не может универсальных решений. Одна из самых больших ошибок в оптимизации бизнес-процессов — пытаться подогнать конкретную ситуацию в конкретной компании под некие шаблонные универсальные решения.

Все, что будет отражено в настоящей главе, разработано для отдельного конкретного бизнеса, его особых условий, в его уникальном внешнем окружении и со своей внутренней структурой. Смысл данной главы — не дать некие общие шаблоны, которые годятся для применения в любой ситуации, а обрисовать, как строится система взаимосвязей в бизнес-процессах конкретного бизнеса, отразить, как выглядят бизнес-процессы компании и на наглядном примере показать, как они системно описываются и внедряются.

Я намеренно пошел на существенное упрощение приводимой ниже системы бизнес-процессов, уменьшение количества и укрупнение детализации отдельных функций по отношению к реальности, дабы не перегружать книгу не столь существенными деталями.

Шаг 1. Определяем внешние функции бизнеса (что бизнес предлагает рынку), в нашем конкретном случае это следующие услуги:

1. Услуги в области проектирования: Проектирование инженерных систем и сетей, градостроительное проектирование и планирование, технологическое проектирование объектов производственного назначения, технологическое проектирование объектов инфраструктуры транспорта, связи и коммуникаций, строительное проектирование и конструирование, проектирование инженерных систем и сетей, разработка ТЭО и ПСД на все виды проектирования.

2. Общестроительные и строительно-монтажные работы: Обустройство временной инфраструктуры, все виды земляных работ, все виды фундаментных работ, возведение зданий и сооружений, прокладка коммуникаций и подключение к инженерным сетям, монтаж внутренних инженерных сетей, внутренние и наружные отделочные работы, ввод обьектов в эксплуатацию.

3. Услуги в области монтажа: Монтаж закрытых и наружных электроустановок, монтаж КИПиА во всех типах зон, монтаж заземления.

4. Услуги в области пуско-наладочных работ (ПНР): ПНР электрооборудования, ПНР КИПиА, ПНР систем заземления.

5. Услуги в области эксплуатации, технического обслуживания и ремонта: Все виды работ и услуг, связанных с эксплуатацией, техническим обслуживанием и ремонтом промышленных обьектов, зданий и сооружений, а также электроборудования и КИПиА, обучение персонала заказчика работе и обслуживанию эксплуатируемого электрооборудования и КИПиА.

6. Услуги электролаборатории (ОТК) с выдачей отчетов: Приемосдаточные испытания электроустановок, эксплуатационные испытания электроустановок, сличительные испытания электроустановок, контрольные испытания электроустановок, визуальный осмотр электрооборудования и электроустановок.

7. Услуги учебного центра по подготовке, переподготовке и повышению квалификации в области строительства, энергетики на производственных объектах и объектах повышенной опасности: Подготовка, обучение и проверка знаний инженерно-технического и рабочего персонала по вопросам промышленной безопасности с выдачей квалификационного удостоверения с присвоением группы допуска и выдачей квалификационного удостоверения, обучение по безопасности и охране труда с выдачей квалификационного удостоверения.

8. Услуги по аутсорсингу и аутстаффингу (временному предоставлению персонала): Управленческий персонал, высококвалифицированный персонал, (в том числе, экспаты), производственный персонал, обслуживающий персонал, любой иной необходимый персонал.

В результате первого шага мы определились с тем, что мы делаем. Переходим к следующему вопросу, как мы это делаем.Итак, начнем двигаться снизу вверх, от отдельных бизнес-процессов к структуре. При построении системы необходимо пользоваться следующим принципом:определяем что мы делаем (для основных бизнес-процессов это конечный рыночный продукт, для вспомогательных – внутренний продукт)->определяем как мы это делаем (карты бизнес-процессов)->определяем кем мы это делаем (организационная структура бизнеса)

Шаг 2. В соответствии с функциями определяем перечень бизнес-процессов и группируем их по видам:

1. Коммерческие (продажи): Привлечение клиентов Организация участия в тендерах Прохождение аудитов, необходимых для клиентов Управление договорами с клиентами Переговоры с клиентами по вопросам заключения / изменения / пролонгации / расторжения договоров Развитие клиентской базы Повышение лояльности клиентов

2. Финансовые: Бюджетирование общее Бюджетное планирование Контроль плановых финансовых показателей Коррекция бюджета Обеспечение cash-flow Обеспечение сохранности активов и экономическая безопасность Организация финансового документодвижения Утверждение платежей и расходов

3. По управлению портфелем проектов: Руководство портфелем производственных проектов из головного офиса Оценка новых проектов Управление проектными и сайт-менеджерами Контроль и отслеживание хода реализации проектов, документации, подготовки производственных отчетов и т.д. Переговоры с клиентами по производственным вопросам Согласование счетов, выставляемых клиентам Планирование требуемых ресурсов (в том числе: трудовых, инструментов и так далее) Управление снабжением проектов инструментами, материалами, транспортировкой Посещение производственных площадок, в т.ч. оценка в целях запуска новых проектов

4. По управлению отдельными проектами: Планирование и структурирование реализации проекта Назначение и управление проектной командой Планировании и управление проектным бюджетом Планирование и исполнение календарного плана проекта Отслеживание хода реализации проекта Определение проектных рисков Обеспечение проекта достаточными ресурсами Встречи с клиентам по техническим вопросам

5. Административные: Обеспечение сохранности материальных активов Подведение итогов тендеров (в которых компания выступаем закупщиком) Решение бытовых вопросов в компании Техническое обеспечение работы офиса Транспортное обеспечение Организация работы учебного центра

6. Бухгалтерские: Выставление счетов Обработка заявок на наличные средства Контроль платежей Начисление и выплата з/п Расчеты по командировкам Осуществление платежей контрагентам Обработка полученных счетов Учет материальных расходов

7. По учету рабочего времени производственного персонала: Ведение ежедневного табеля Отчеты об отсутствии персонала, подготовка очтетов Обработка больничных листов Управление отпусками без сохранения заработной платы Составление ежемесячных отчетов Управление талонами на питание

8. Производственно-технические: Обеспечение всеми необходимыми для работы с клиентами данными и расчетами Оценка отчетов о ходе выполнения проектов и подготовка материалов к выставлению счетов Контроль точности отчетов Планирование ресурсов Создание и внедрение форм отчетности, заполняемой проектными и сайт-менеджерами

9. В области управления качеством: Оценка объема работ Контроль осуществления работ на соответствие стандартам/требованиям Подготовка отчетности к приемке по качеству Подготовка и осуществление плана ежедневных инспекций Отражение проведенных инспекций в соответствующей отчетности Обеспечение наличием сертификатов всего поставляемого оборудования Осуществление предварительных и послеустановочных измерений Проверка сделанных подключений и расключений

10. В области охраны труда: Обеспечение проведения вводных и повторных инструктажей для сотрудников Осуществление обучений и тренировок Организация и проведение профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, созданию здоровых и безопасных условий труда, инспекция рабочих мест, аудит территории Участие в расследовании несчастных случаев Участие в рассмотрении писем, жалоб и заявлений работников по вопросам охраны труда Организация проведения обучения сотрудников для получения пропусков, учет движения пропусков на производственные площадки Информирование сотрудников компании об изменениях в законодательных и нормативных актах по охране труда Составление отчетности по установленным формам Обеспечение подразделений инструкциями, плакатами и другими наглядными пособиями по охране труда Контроль за своевременной выдачей средств индивидуальной защиты, инспекция материалов и механизмов (средства пожаротушения, страховочные пояса и электроинструменты и т.д.) на предмет безопасного использования Организация безопасного передвижения транспорта и доставка сотрудников до места проведения работ и обратно

11. В части услуг лаборатории: Входной контроль качества материала заказчика Входной контроль качества собственного материала Окончательный контроль качества выполненных работ Подготовка документации по качеству Промежуточный контроль качества выполняемых работ

12. В части документооборота: Ведение бумажного архива Ведение нормативной базы компании Ведение протоколов совещаний Ведение электронного архива Контроль за сроками поручений Контроль согласования Обеспечение обмена информацией Организация согласования, подписания и доставки документов Создание типовых форм документов

13. В снабжении: Закупка ТМЦ Выдача ТМЦ Прием ТМЦ Движение ТМЦ на складе Инвентаризации Обработка заявок на материалы и СИЗ (средства индивидуальной защиты) Списание ТМЦ

14. В сфере безопасности: Обеспечение информационной безопасности Обеспечение сохранности ТМЦ Проверка новых контрагентов Проверка принимаемых сотрудников Работа с внешними рисками Работа с внутренними рисками

15. В сфере кадров: Введение в должность новых сотрудников Ведение кадрового резерва Карьерное планирование сотрудников Медицинская страховка Мотивация персонала Hайм сотрудников Обучение сотрудников Отпуска Отчетность в государственные органы Оформление организационных изменений Получение обратной связи от сотрудников Оформление разрешения на работу иностранцев Внедрение и поддержание системы рационализации Увольнение сотрудников Урегулирование конфликтов Консолидированный учет рабочего времени

16. В IT Служба технической поддержки Взаимодействие с техническими аутсорсерами Закупки для ИТ нужд Информационная безопасность (организационная) Информационная безопасность (техническая) Обучение персонала работе с новым ПО Организация рабочих мест новых сотрудников (техническая) Плановое обслуживание оргтехники Проектные работы Создание инструкций и регламентов пользования ПО

17. В области обучения персонала: Подготовка, обучение и проверка знаний ИТР и рабочего персонала по вопросам промышленной безопасности с выдачей квалификационного удостоверения Обучение и подготовка правилам технике безопасности при работе в электроустановках напряжением до и выше 1000В с присвоением группы допуска и выдачей квалификационного удостоверения Обучение по безопасности и охране труда с выдачей квалификационного удостоверения

Далее определяем общие бизнес-процессы, которые относятся ко всем подразделениям (в которых владельцем может быть любое подразделение): Разработка новых и коррекция существующих бизнес-процессов Разные бизнес-процессы, пока не отнесенные к подразделениям (зарезервировано для бизнес-процессов, которые в ходе описания не приписаны к конкретному владельцу, но будут приписаны позднее)

Шаг 4. В соответствии с получившейся структурой составляем карты бизнес-процессов по каждому процессу в отдельности.

Обязательно следуем правилам описания бизнес-процессов, приведенным в предыдущей части настоящей книги! Еще раз перечислим на каких принципах описываются бизнес-процессы (БП):1. Если нет описанного БП, то нет и такой функции. То, что не названо — не существует;2. Нет БП и этапов без ответственных за них лиц;3. Нет этапа без срока;4. У каждого этапа есть физический результат;5. Каждый этап закончен только после принятия результата следующим по БП подразделением;6. Нет БП и этапов, которые никто не принимает;7. БП пишутся под функции, а не под структуру или конкретных сотрудников, первичны функции, от них строятся БП, от БП структура, от структуры – персоналии сотрудников;8. Все БП пишутся КАК ДОЛЖНО БЫТЬ, а не как есть по факту в текущий момент, необходимо вообще по возможности забыть о том, как есть сейчас, и в оставаясь в рамках реальности сконцентрироваться только на том, как должно быть.9. БП обязательны к исполнению, если необходимо их менять – они немедленно меняются, но до изменения они строго соблюдаются.

В настоящей книге я, разумеется, не стану приводить схемы всех бизнес-процессов, поскольку ограничен разумным объемом издания. Но это и не страшно. Главное – понять, как эти схемы формируются и формализуются, как они действуют в условиях реального бизнеса.

Шаг 5. Определение организационной структуры бизнеса (структура создается последней исходя из того, что определено бизнес-процессами, которые в свою очередь, определяются функциями)

No votes yet.

Please wait...

mihico.ru

Оптимизация бизнес процессов строительной компании для выхода на новый сегмент рынка

В основу примененного нами подхода к оптимизации процессов и структуры компании был положен системный подход и принцип «Стратегия определяет требования к процессам. Процессы определяют требования к организационной структуре».

Для реализации проекта была сформирована проектная группа под руководством консультантов, в состав которой вошли Управляющий собственник, опытные внутренние эксперты компании (ведущие прорабы, руководители проектов, руководители функциональных служб) и внешние эксперты (по управлению проектами, современным ИТ инструментам управления сметами и проектами).

В ходе совместной работы с Управляющим собственником, внутренними и внешними экспертами, нами была разработана Модель бизнес-процессов компании верхнего уровня. Модель отражала перечень, взаимосвязь и границы ключевых процессов, реализуемых в ходе проектов строительного подряда.

На базе Модели бизнес-процессов верхнего уровня была разработана организационная структура управления строительным проектом, распределены функции и ответственность между ключевыми менеджерам и специалистами, задействованными в проекте.

Для обеспечения слаженной работы на строительной площадке было решено детально спроектировать и формализовать несколько наиболее критичных управленческих и технологических процедур, реализуемых в рамках строительного проекта. Инжиниринг детальных процедур проводился при активном вовлечении внутренних и внешних экспертов с использованием инструментария для графического моделирования и анализа бизнес процессов – ARIS.

Разработанные модели детальных процедур «как должно быть» были формализованы и утверждены в виде внутренних регламентов компании. В числе разработанных процедур можно выделить:

Первичная аттестация исполнителей (рабочих-контрактников) на строительной площадке;
Прием помещения у предыдущего подрядчика;
Выдача задания прорабам и исполнителям работ;
Выполнение исполнителями задания на строительной площадке;
Укрупненное планирование строительного проекта;
Детальное планирование и корректировка проекта;
Еженедельный контроль выполнения работ по проекту и др.

В ходе реализации первого крупного проекта по отделке 5-звездочной гостиницы, который выполнял клиент, наша компания обеспечила комплексное сопровождение внедрения разработанных регламентов.

balkinandvelychko.com

Моделирование и автоматизация бизнес-процесса оптимизации деятельности сметного отдела в строительной отрасли

ФИО

Хамидуллин Руслан Игоревич

Вуз

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Тюменский индустриальный университет»

Область наук

Информационные технологии и вычислительные системы

Раздел области наук

Информатика

Тема

Моделирование и автоматизация бизнес-процесса оптимизации деятельности сметного отдела в строительной отрасли

Резюме

Данное исследование посвящено актуальной проблеме моделирования бизнес-процессов. В ходе работы была представлена модель бизнес-процесса, основанная на экономико-математической методологии и авторский программный продукт автоматизации сметной деятельности.

Ключевые слова

бизнес-процесс, строительство, инженер-сметчик, смета, проекты, моделирование, автоматизация, экономико-математические методы.

Цели и задачи

Целью работы является создание модели бизнес-процесса составления сметной документации на основе использования экономико-математического моделирования для оценки значимости оптимизации и автоматизации данного бизнес-процесса в строительной отрасли. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач исследования: • проведение анализа современного состояния сферы строительства с целью определения основных требований, предъявляемых к моделированию текущих бизнес-процессов в общем и к бизнес-процессам, особо влияющим на работу строительной организации, в частности; • проведение анализа понятия бизнес-процесс в менеджменте компании. Исследование основных методологий и подходов для моделирования бизнес-процессов, в частности для строительной отрасли. • проведение анализа бизнес-процессов строительной организации. Описание и выделение исследуемого бизнес-процесса в структуре организации; • проведение анализа понятий, основных особенностей и видов математической модели в реальном мире и раскрытие понятия математическая модель бизнес-процесса; • разработка экономико-математической модели бизнес-процесса составления сметной документации и определение основных показателей результативности его работы; • построение имитационной модели для оценки важности в автоматизации исследуемого бизнес-процесса посредством выделения основных функциональных операций, которые ведутся при исполнении бизнес-процесса; • разработка и внедрение на базе ООО «ТоболСтройСервис» автоматизированной системы в виде универсального программного продукта для улучшенного ведения и управления бизнес-процессом сметного отдела.

Введение

Актуальность темы исследования заключается в необходимости выделения и оценки важности ведения проектной деятельности строительной компании как бизнес-процесса, математического моделирования данного бизнес-процесса с обозначением критериев оптимальности и последующей разработки средства универсальной программы для автоматизации составления сметной документации. При этом важным требованием является повышение качества работы сметного отдела, а также строительной организации с учетом конкурентоспособности на рынке строительных услуг и повышения показателей эффективности ведения бизнеса.

Методы и материалы

Исследованы основные экономические трудности и проблемы, которые возникают в малых формах предприятий строительной отрасли; проведен анализ путей решения возникающих проблем в структуре ведения бизнеса в строительстве; рассмотрены и проанализированы основные методологии и программные средства для моделирования бизнес-процессов; сформулировано определение бизнес-процесса и рассмотрены основные подходы для выделения бизнес-процессов; проведено исследование и анализ понятий математической модели и математической модели бизнес-процесса; рассмотрены основные концепции для создания математической модели оптимизации исследуемого бизнес-процесса с использованием экономико-математической методологии.Подробно рассмотрена структура некрупной строительной организации; проведен анализ и выделены основные бизнес-процессы в строительной организации; выделен и описан основной бизнес-процесс в рамках исследования предметной области в структуре строительной организации; разработана экономико-математическая модель бизнес-процесса работы сметного отдела на основе теории массового обслуживания; разработана методика и определения и оптимизации показателей работы бизнес-процесса; обоснована адекватность модели как инструмента повышения эффективности работы сметного отдела.

Описание и обсуждение результатов

Экономико-математическая модель, разработанная с помощью теории массового обслуживания, отражает всю работу процесса составления сметных документов в рамках производственной структуры строительной организации. В соответствии с разработанной моделью были выделены и описаны основные показатели оптимизации работы бизнес-процесса в виде количественных показателей и экономических вероятностей бизнес-процесса. Эти показатели дали основание на разработку уникальной методики их оценки и оптимизации и послужили основой для проведения компьютерного моделирования при выборе оптимального числа обслуживающих рабочих мест и улучшении времени выполнения данного бизнес-процесса.
Оценка трудозатрат (времени) и важности данного бизнес-процесса с помощью применения имитационного моделирования дала понятие об основные временных затрат на исполнение функциональных операций бизнес-процесса. Данный метод показал на слабые места и основные трудности, которые возникают при составлении сметных документов, что дало основание на разработке оптимального программного продукта.
Было отмечено, что математическая модель бизнес-процесса и имитационная модель связаны между собой для более детальной проработки важности ведения и управления исследуемым бизнес-процессом, где также отражается первоочередная задача его автоматизации.
Разработанная автоматизированная система в виде универсального программного продукта «Автоматизированное рабочее место администратора строительно-отделочных работ (инженера-сметчика)», который решает возникающие проблемы в составлении сметных документов, делая это быстро, качественно и главным плюсом которого является быстрая обучаемость работы. Апробация данной работы была организована на базе строительной организации ООО «ТоболСтройСервис», где была представлена к вниманию разработанная модель, проведено имитационное моделирование в лице экспертов которых выступили инженеры данной компании. Внедрение программного продукта прошло успешно, беря во внимание отличные показатели полученной экономической эффективности.
Представлена концепция связи разработанной математической модели бизнес-процесса с результатами имитационного моделирования трудозатрат на составления сметы и автоматизированной системы. Данная концепция даст возможность в будущем более подробно и глубоко исследовать внедрение нового программного продукта, где итогом послужат результаты основных оптимизационных критериев, с выводом о продолжении улучшения внедряемого программного продукта и определении оптимального количества персонала. Любой эксперимент в рамках данной концепции весьма актуален и может быть использован в дальнейшем исследовании не только одного отдела, но и всей организации и строительной отрасли в целом.

Используемые источники

1.Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление [Текст]: Учебник/ В.Г. Елиферов, В.В.Репин. - Науч.ред.совет В.И.Видяпин и др. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 320с. 2.Ермолаев, Е. Е. Регламентация кадрового обеспечения строительства [Текст] / Е.Е.Ермолаев, С.Б.Сборщиков, Н.В.Путнина–М.: Стройинформиздат, 2013. –448 с. 3.Замков, О.О. Математические методы в экономике [Текст] / О.О. Замков. – М.: Изд-во МГУ, 1997. – 368 с. 4.Захаркина, Н.В. Применение экономико-математических методов в моделировании бизнес-процессов предприятий [Текст] /Н.В.Захаркина, Н.Н.Соколова // Известия ОрелГТУ. Социально-экономические и гуманитарные науки. – 2007. – №4. – С.132-134. 5.Иванова, И. Процессный подход в организационном проектировании [Текст] / И. Иванова // Проблемы теории и практики управления. – 2006. – № 3. – С. 93 - 103: схем - Библиогр.: с. 103.

Surname Name

Hamidullin Ruslan

Project title

Modelling and automation of business process optimization of the estimated department in the construction industry

Summary of the project

This study focuses on the actual business process modeling problem. The work was presented to the business process model based on economic and mathematical methodology. The basic performance assessment indicators of the model as part of its performance in the construction industry. A simulation of the reliability of the hypothesis that the business process of drawing up construction documents is a time consuming and complicated. The basic criteria for the creation of the author of the universal automated system for optimizing the operation of the estimated department. The automated system as the software has a client-server architecture and allows you to quickly and qualitatively make estimates documents, print them and make analysis software warehouse materials. The software can be used to automate the process of drawing up construction documents for organizations and project companies of the construction industry and has the ability to integrate with applications accounting data accounting.

Keywords

business process, construction, price calculation engineer, estimates, projects, modeling, automation, economic and mathematical methods

4science.ru

Оптимизация процессов в компании

Сдавать проекты строительных объектов в срок — основная миссия строительных организаций. Только так можно заручиться доверием клиентов и повысить конкурентные преимущества компании. Люди, которые хотя бы раз сталкивались с работой в этой области, знают сколько нервов тратит команда и руководитель проекта, если хотя бы один сотрудник работает непродуктивно. О том, как CrocoTime помогает решить эти и другие проблемы, рассказывает начальник службы кадров ЗАО “Институт “Рязаньпроект” Елена Иванцова:

«Особенностью работы нашей организации является работа с проектами. Поэтому мы искали инструмент, который поможет контролировать каждый этап работы над проектом и повышать эффективность целевого использования рабочего времени сотрудниками.

Например, при проектировании частного дома есть несколько этапов работы над проектом: согласование с заказчиком, проектирование самого дома, проектирование вентиляции, отопления, канализации, кровли и т.п. На каждый процесс выделяется определенное количество времени, которое стандартизировано во внутреннем регламенте предприятия. Этот регламент нужен для того, чтобы четко соблюдалась миссия компании – всегда сдавать проекты в срок и качественно.

О том, что в организации используется CrocoTime сотрудники не знали. Следовательно, они продолжали работать в привычном для них режиме. В то время как система собирала данные о том, сколько времени сотрудники проводили в основных рабочих инструментах, сколько на развлекательных порталах и сайтах, а сколько вообще отсутствовали у рабочего компьютера.

Уже через несколько месяцев после внедрения программы выяснилось, что сотрудники, которые были на хорошем счету у руководства, работали меньше своих коллег, много времени тратили на отвлечения. В итоге, либо срок сдачи проекта оказывался на грани срыва, либо другие сотрудники оказывались перегруженными, так как были вынуждены работать и за себя, и за коллег бездельников. Система предоставляет наглядные отчеты, поэтому подобные ситуации обычно видны сразу.

С помощью CrocoTime руководители проектов в режиме реального времени смогли посмотреть, правильно ли сотрудники расходуют время на каждый этап проектирования дома.

В отчете “Программы” видна детальная статистика компьютерной деятельности сотрудников вплоть до заголовков окон и документов, с которыми они работали. Это дало нам возможность держать руку на пульсе процессов и вовремя реагировать, когда на какой-либо из этапов проектирования сотрудник тратит больше времени чем запланировано.

Таким образом, анализ статистики из системы дал нам четкое понимание того, сколько времени каждый участник проекта тратит на свою рабочую задачу, насколько это время оправдано и как можно оптимизировать работу сотрудника».

Оптимизация проектной работы с помощью CrocoTime – это не миф. Больше половины наших клиентов, даже если они не являются проектными организациями в той или иной степени постоянно сталкиваются с работой в проектах. Именно поэтому команда разработчиков CrocoTime старается максимально расширить функционал программы, который позволит более детально анализировать работу над проектами. Так, в последней версии программы 5.1.4 стала доступна функция проектного трекинга, позволяющая:

— точно фиксировать время выполнения задач в рамках проекта;

— оценивать вклад в проект каждого его участника;

— анализировать рабочие инструменты;

— смотреть сколько проектов было реализовано для конкретного клиента.

crocotime.com