Анализ и оптимизация бизнес-процессов. Бизнес процессы битрикс
Битрикс24: Живые Бизнес-процессы
Екатерина Шеленкова 1 Мая 2015 12274
Бывало у вас такое? Только слышишь слово Бизнес-процессы и сразу становится страшно и кажется сложно, дорого, нужно искать специалиста… Мое первое знакомство с ними было именно таким.Все изменилось! Теперь Бизнес-процессы совсем рядом, к ним буквально можно прикоснуться, попробовать, ощутить их мощь. Не нужно искать, не нужно вникать и сложно настраивать – они уже готовы к работе!
Автоматизировать процессы компании - это важная и непростая задача и именно ее мы поставили перед собой в этот раз. Давайте посмотрим что получилось:Начнем с того, что мы выбрали основные частые сценарии процессов, которые встречаются практически в любой компании. Сколько времени вы тратите на оплату входящего счета? На подписание и оформление отпуска или командировки? Уверена, порой уходит по несколько дней чтобы утвердить свой отпуск и получить разрешение от всех руководителей, а потом еще отнести его в бухгалтерию на оформление.
Мы подготовили видеоролик, который показывает реальный сценарий утверждения отпуска в компании, посмотрите, уверена, многие узнают в нем себя.
В вашем браузере отключен JavaScript
Эффективное использование рабочего времени – очень важный показатель для каждого сотрудника компании, но если раньше было сложно и страшно представить себе оптимизацию таких простых, порой рутинных операций, как оплата счета, выдача наличных, то сейчас, Битрикс24 предлагает готовое решение, которое не требует настроек и обучения. 6 типовых Бизнес-процессов, которые доступны на любом тарифном плане Битрикс24 (на данный момент доступны 5 процессов, Входящие документы появятся немного позже)- Счет на оплату
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Выдача наличных
- Заявление на отпуск
- Заявление на командировку
Подробнее о каждом процессе из 6ти установленных, вы можете узнать в новом сервисе Поддержка24
Бизнес-процессы позволят вам автоматизировать процессы внутри компании. Обратите внимание, новые Процессы не связаны с Бизнес-процессами в CRM, Файлах и Списках, это новый тип процессов, которые проходят стадии утверждения в Живой ленте.
Если вы хотите создать свой такой процесс или отредактировать, дополнить текущий стандартный, необходимо перейти на страницу Компания – Процессы. Здесь можно указать какие процессы будут доступны в Живой ленте, а также гибко разграничить права доступа на конкретный процесс для сотрудников. Настройки доступны администратору вашего Битрикс24.
В разделе Избранное – Бизнес-процессы вас ждет список заданий, которые требуют именно вашей реакции. Счетчик в меню подскажет о том, что есть активные задания. Если для вас есть сразу несколько заданий, вы можете выполнить их в несколько кликов: отметьте задания в списке и выберите действие, которое необходимо выполнить.
А если вы уходите в отпуск, можно быстро делегировать свои задания на другого сотрудника, также отметив несколько или все задания и назначив нового ответственного.
Вот такие новые процессы приготовил для вас Битрикс24. Давайте посмотрим как это работает, на примере оплаты счета:
В вашем браузере отключен JavaScript
Процессы доступны на всех тарифных планах Битрикс24, включая бесплатный "Проект".Если вы считаете, что в Бизнес-процессе чего-то не хватает, пишите нам, мы будем анализировать все предложения и дорабатывать типовые шаблоны. Таким образом, если шаблоны не будут изменены, вы сможете получить наши обновления. Если вы желаете изменить шаблон и отредактировать его под требования вашей компании, рекомендуем экспортировать шаблон и импортировать его в свой созданный процесс. Таким образом, вы сможете получать наши обновления процессов и одновременно пользоваться своими.
Пробуйте, смотрите, пишите свои замечания, идеи, предложения, я буду внимательно следить за комментариями!
www.bitrix24.ru
Бизнес-процессы в CRM
Что такое бизнес-процессы в Битрикс24
Приведем определение, опубликованное в обучающем курсе по Бизнес-процессам.
Основа понятия Бизнес-процесс — это Маршрут. Маршрут, по которому должен пройти документ для успешной его обработки. Документами могут являться обычные файлы или записи в списке, а также элементы CRM — Лид, Контакт, Компания, Сделка. Более человеческое понятие — Алгоритм. Последовательность действий для достижения результата.
Для ознакомления с бизнес-процессами мы рекомендуем изучить специальный курс, а также настроить пару процессов самому в конструкторе.
Последние доклады и вебинары по Битрикс24 посвящены бизнес-процессам в общем понимании и почти не касаются их применения к CRM. Мы уверены, что каждый специалист, работающий с Битрикс24, может назвать несколько задач, требующих автоматизации. Рассмотрим ниже одну из них и предложим алгоритм ее решения с помощью бизнес-процесса.
Вам может быть интересно:
Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24
Бизнес-процессы в CRM
Сначала скажем несколько слов, где в Битрикс24 можно найти Бизнес-процессы.
- Общий список процессов: Компания-Процессы (/company/processes/). Содержит список типовых процессов, доступных для запуска пользователю. Именно там находится Счет на оплату, Заявление на командировку, и прочие “коробочные” процессы. Для администратора портала страница содержит кнопку “Создать новый”, позволяющей создать БП. Как создавать процессы мы опишем в следующих статьях.
- Мои процессы: Бизнес-процессы — Мои процессы. Список процессов, завершенных или работающих, в которых Вы принимаете участие. В этом блоке есть также пункты Процессы в ленте и Все активные. В них можно найти процессы, которые Вы можете запустить, а также вообще все запущенные в данный момент процессы (если доступно). Обращаем Ваше внимание, что в бесплатном тарифе действует ограничение на количество одновременно работающих БП!
- В некоторых версиях Битрикс24 можно найти мифическую вкладку “Бизнес-процессы” в одном из меню (/company/personal/bizproc/). Похоже на промежуточную страницу между “Мои процессы” и “Процессы”, ничего не отображает. Не факт, что в Вашем портале заработает, но попробуйте.
- Бизнес-процессы в CRM. Стоят особняком и находятся так глубоко, что сразу не найдешь: CRM - Настройки - Автоматизация - Бизнес-Процессы (/crm/configs/bp/). Про них дальше и пойдет речь.
Отличие Процессов от Бизнес-процессов в CRM
Есть подозрение, что с появлением и развитием Процессов на вкладке Бизнес-процессы, их аналоги в CRM сойдут на нет и перекочуют в указанные пункты. На данный момент интерфейсно и структурно это совершенно разные сущности.
| Процессы | Бизнес-процессы CRM | |
| Хранение данных | Каждый процесс в своей основе имеет таблицу данных различных типов. Над таблицей настраивается порядок действий, связанный с данными. | Только “создавать” новые сущности. |
| Визуальная часть | Стадии и ответственные видны в Живой ленте, а также в списке Процессов. У каждого процесса есть карточка с основными данными. | Отсутствует. Если не знать, что существует бизнес-процесс, можно наблюдать только его действия — задачи, события, смену состояний сущностей. |
| Переменные процесса | Основные типы переменных | Дополнительно имеют 2 типа: Привязка к элементам CRM и Привязка к справочникам CRM |
| Типы бизнес-процессов | 2 типа: Бизнес процесс-со статусами и Последовательный бизнес-процесс | Также 2 типа! Для того, чтобы создать БП со статусами, сначала нужно создать последовательный, после чего при редактировании выбрать “Создать шаблон - Бизнес-процесс со статусами”. |
Какие задачи можно решать?
С помощью бизнес-процессов в CRM можно и нужно решать, в первую очередь, организационные задачи — напоминания при наступлении определенной стадии лида или сделки, информирование необходимых сотрудников, задачи для специалистов по продажам. Если кратко — Бизнес-процессы в CRM должны помогать обеспечивать воронку продаж!
Сколько лидов у Вас находятся в одной и той же стадии по несколько недель из-за того, что все про них забыли? Настройте бизнес-процесс, который будет ставить задачи и напоминания! Трудозатраты минимальны, а порядок в продажах обеспечен.
В каких случаях можно и нужно использовать?
Отсутствие визуального представления в Живой ленте сказывается на удобстве применения Бизнес-процессов в CRM. Если Вам необходимо связать в одну цепочку несколько сотрудников и провести процесс по определенным этапам, нужно использовать Процессы Живой ленты. Они дают однозначный ответ на вопросы “Кто кого ждет”, и “Какой следующий шаг”. Чего не скажешь о процессах в CRM.
Пример разработки бизнес-процесса в CRM
Рассмотрим простой, но показательный пример. Нередко специалист по продажам, закрывая сделку, настолько воодушевлен этим событием, что забывает об организационных задачах — проследить подписание договора, доставку и хранение оригинала, доступность договора в хранилище для других сотрудников.
Поможем продавцу и настроим бизнес-процесс, который при заключении сделки будет ставить задачу ответственному на сбор и подготовку документов. Назовем бизнес-процесс “Сбор документов при закрытии сделки”. Ниже приведен перечень шагов, которые мы рекомендуем использовать для настройки и внедрения любого, даже самого простого бизнес-процесса.
Цель Бизнес-процесса
Для каждой закрытой успешной сделки обеспечить наличие оригиналов документов в бухгалтерии и электронной версии документов в файловом хранилище.
Задачи Бизнес-процесса
- Напомнить сотруднику, закрывшему сделку, что он должен обеспечить наличие документов.
- Уведомить бухгалтерию о заключении нового договора.
- Поместить оригиналы и электронные версии документов в соответствующее хранилище.
Права доступа и условия запуска
Так как Бизнес-процесс работает в CRM, он должен взаимодействовать с сотрудниками, имеющими доступ к CRM.
Запуск должен выполняться только в момент закрытия успешной сделки. Это значит, что “неуспешные” и отложенные сделки не должны инициировать его запуск.
Роли
Предлагаемые роли сотрудников, работающие с процессом.
| Роль | Описание | Тип данных и использование сущности в процессе |
| Ответственный сотрудник | Сотрудник, который завершил сделку. Отвечает за подготовку документов. | Автор документа (как ответственный, который закрывает сделку, является автором) |
| Руководитель отдела продаж | Контролирует процесс подготовки документов. | Константа. Используется как Постановщик задачи на сбор документов |
| Бухгалтер | Должен быть поставлен в известность, что сделка закрыта и документы подготовлены | Константа. Используется как “Наблюдатель” задачи на сбор документов |
Универсальность
На данный момент есть 2 служебных стадии у закрытой сделки — Заключена и Не заключена. Нам нужно будет отслеживать наличие именно стадии Сделка заключена.
Руководителем отдела продаж и Бухгалтером можно назначать одного и того же сотрудника. Это не меняет логики процесса.
Алгоритм работы
Перед тем, как приступить к созданию БП в конструкторе, следует правильно нарисовать его на бумаге. Очень хорошо подходят схемы, доступные в google docs. Классические алгоритмические конструкции в школе все проходили? Наш пример ниже.
Дизайнер бизнес-процессов
Начинается самое интересное — создание процесса в дизайнере БП. Для этого открываем CRM - Настройки - Автоматизация - Бизнес-процессы и создаем новый шаблон в пункте Сделка.
Первичная настройка требует названия, выбора способа запуска процесса, обозначения переменных.
| Название | Сбор документов при закрытии сделки |
| Автоматически запускать | При изменении Если выбрать флажок “При создании” процесс будет запускаться для каждой новой сделки. При изменении — только при изменениях. Смена статуса сделки как раз является изменением. |
| Параметры, Переменные | Не определяем |
| Константы | Назначим 2 константы типа “Привязка к пользователю”:
Для каждой константы нужно сразу задать значение, выбрав пользователя из списка. |
Руководителем отдела продаж и Бухгалтером можно назначать одного и того же сотрудника. Это не меняет логики процесса.
Подсказка: если у Вас в портале много пользователей и поиск необходимого затруднен, можно использовать указание ID пользователя в квадратных скобках.
Далее переносим наш алгоритм в дизайнер бизнес-процессов. От нас требуется добавить ровно одно Условие (блок Конструкции) и ровно одну Задачу (блок Уведомления).
Настройки каждого элемента выполняем следующим образом. Начнем с задачи.
| Поле | Значение | Комментарий |
| Заголовок | Задача на сбор документов при закрытии сделки | Используется только в дизайнере для наименования блока. Пользователю не доступно. |
| Название задачи | Подготовить документы по сделке {=Document:TITLE} | То, что видит пользователь в списке задач и в списке дел CRM. В макрос будет подставлено название документа (т.е. текущей сделки). |
| Подстановщик | {=Constant:uCRMAdmin} | В макрос будет подставлено значение константы “Руководитель отдела продаж” |
| Ответственный | {=Document:ASSIGNED_BY_ID} | Мы используем “Ответственного за документ” для назначения ответственного за задачу. Логично, что тот, кто ответственный за сделку, должен готовить документы. Хотя этот параметр тоже можно было вынести в константу и назначать ответственным офис-менеджера. |
| Начало | {=System:Now} | Не долго думая, ставим начало выполнения задачи в момент ее создания. |
| Крайний срок | =dateadd({=System:Now}, "+2d") | Данная конструкция позволяет указать +2 дня к времени создания задачи. То есть, ставим задачу на 2 суток вперед. |
| Описание задачи | <ul> <li>Подписать оригинал договора</li> <li>Поместить скан подписанного договора в служебную папку</li> <li>Передать бухгалтеру подписанный оригинал</li> </ul> | Да, да! В тексте описания задачи можно использовать HTML. |
| Наблюдатели | {=Constant:uBuh} | В макрос будет подставлено значение константы “Бухгалтер”. |
| Привязать к текущей сущности CRM | Да | В обязательном порядке. Иначе никогда не найдем задачу в недрах CRM. |
Остальные поля остаются на Ваше усмотрение. Ничего важного в них нет.
Настройка условия создания задачи в таблице ниже. При добавлении конструкции “Условие” в конструкторе бизнес-процессов создается три блока — один для заголовка конструкции и два для назначения условий.
| Заголовок конструкции | Сделка закрыта? | Используется только в дизайнере БП. |
| Заголовок отрицательного условия | Сделка не закрыта (ничего не делаем) | |
| Поля отрицательного условия | Поле документа: Сделка закрыта Условие: Равно Значение: Нет. | Таким образом мы говорим бизнес-процессу двигаться к завершению при условии, что сделка не заключена. |
| Заголовок положительного условия | Сделка закрыта? | |
| Поля положительного условия | Поле документа: Сделка закрыта Условие: Равно Значение: Да. | |
| Дополнительные условия по правилу “И” | Поле документа: Стадия сделки Условие: Не равно Значение: Сделка не заключена. | Необходимо для обработки закрытой, но не успешной сделки. |
| Дополнительные условия по правилу “И” | Поле документа: Стадия сделки Условие: Не равно Значение: Обработка приостановлена. | Необходимо для обработки закрытой, но не успешной сделки. Если у Вас в CRM настроены прочие условия не-успеха, их тоже нужно включить. |
Проверка работы
По завершении дизайна бизнес-процесса, его нужно сохранить и проверить работу. Берем любую сделку, закрываем, обновляем страницу. В правой части страницы можно заметить результат — созданную задачу на оформление документов по сделке.
Выгрузка в bpt
Мы подготовили файл bpt-формата для созданного бизнес-процесса. Условием для загрузки файла является добрый “лайк” нашей страницы в Facebook.
Примеры задач для решения с помощью Бизнес-процессов CRM
Мы рассмотрели только одну относительно несложную задачу для применения автоматизации в работе с CRM. Ниже список других, более сложных, успешно реализованных нами не только в своем Битрикс24, но также в порталах заказчиков. Будем рады помочь Вам с внедрением бизнес-процессов в CRM. Вопросы и комментарии отправляйте с помощью формы внизу.
- Создание задачи ответственному за лид для напоминания о его обработке. Проверяются и не обрабатываются “некачественные” статусы лида.
- Создание задачи на последующую обработку при изменении статуса лида. Так называемое “Ведение воронки продаж”.
- Создание напоминаний и уведомлений ответственным сотрудникам при наступлении определенной стадии сделки.
- Создание событий в календарях сотрудников при заключении сделки.
- Запуск *другого* бизнес-процесса при заключении сделки. Например, запуск БП “Счет на оплату” при заключении сделки на продажу товара.
- Автоматическое создание нового контакта, новой компании, сделки, если лид качественный.
- Организация циклов действий – “звонок клиенту”, “письмо”, “встреча” в удобной последовательности и с необходимой периодичностью.
Вам может быть интересно:
Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24
ИНТЕРВОЛГА как веб-интегратор
Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.
ИНТЕРВОЛГА – компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство наших проектов – комплексные, интеграционные.
Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.
Решение задач автоматизации бизнес-процессов – основная компетенция веб-интегратора.
Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика. Оставьте заявку на консультацию .
Если вы четко видите цель, оставьте заявку на обсуждение интеграционного проекта .
Оцените статью:
Спасибо, ваш голос успешно добавлен!
www.intervolga.ru
BPM система: возьмите бизнес-процессы под контроль
-
Над бизнес-процессами нужно постоянно работать: находить проблемные места и улучшать. В этом вам поможет BPM-система «Битрикс24».
-
Что это
BPM (Business Process Management) – программа, которая представляет бизнес-процессы в наглядной форме, и поэтому облегчает управление ими. Представляет собой набор инструментов, с помощью которого моделируются операционные, поддерживающие и управляющие процессы. После внесения моделей в CRM исполнение контролируется с минимальным участием человека.Как это делается: вы готовите формальное описание бизнес-процесса, затем строите блок-схему в «Битрикс24» с помощью встроенного редактора, утверждаете и запускаете. Остается только наблюдать, как работает процесс на деле, и вовремя исправлять выявленные неточности.
-
Как навести порядок в бизнес-процессах?
С чего начать
Рабочая рутина состоит из типовых задач: звонков клиентам, согласований документов, оплаты счетов и т.п. По умолчанию эти процессы бессистемны и никак не регламентируются. Каждый работает так, как привык. И никто не замечает, что работа дублируется, задачи буксуют, а клиентов посылают из отдела в отдел.Прежде чем ужесточать дисциплину и наказывать сотрудников, разберитесь, что мешает работе. Выявите проблемные участки: подготовка коммерческих предложений, утверждение договоров или оплата расходов. Опишите действующий процесс, от поступления заявки до предоставления услуги клиенту. Затем напишите «идеальный вариант» и сравните. Вы сразу поймете, что требуется улучшить. Поучившееся описание перенесите в «Битрикс24».
-
Рисуем бизнес-процессы
Преимущество BPM-системы в том, что создавать и редактировать бизнес-процессы может человек, не имеющий бизнес-образования и навыков программирования.В «Битрикс24» это происходит так: в визуальном редакторе вы рисуете схему «идеального» процесса, добавляете участников и определяете результат. В конструкторе есть набор готовых блоков и функций: уведомление, задача, событие календаря, почтовое сообщение и другие. Перетащите элементы и соедините в цепочки. Либо выберите из шести готовых шаблонов: счет на оплату, обработка исходящих и входящих, выдача наличных, заявление на командировку и отпуск.
-
Мгновенное внедрение в практику
Бизнес-процесс готов к работе после завершения настройки. «Битрикс24» позволяет запускать сколько угодно процессов, с произвольным количеством действий и участников.Управление производится в строгом соответствии со сценарием: от стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. Система сама ставит новые задачи сотрудникам шаг за шагом, пока не достигнет финиша.
«Битрикс24» выполняет сценарии автоматически, упрощая рутинные дела: рассылает уведомления, ставит задачи, строит отчеты и т.п. Это освобождает время сотрудников, чтобы они переключились на сложные и ответственные задачи.
-
Вводим показатели эффективности
Процесс считается достигнутым, если цель успешно выполнена. Чтобы оценить результат, используют измеримые показатели (KPI): длительность процесса, количество операций, рост продаж и т.п.Определите, каких измеримых результатов вы ждете от подразделений и сотрудников. Затем занесите эти данные в «Битрикс24». Программа сама проследит за тем, выполняют ли сотрудники план, кто трудится, а кто имитирует работу. Свежие отчеты поступают руководителю регулярно.
-
Контролируем работу и делаем выводы
Типовых процессов в компании много, все не упомнить. Чтобы найти нужный, зайдите в раздел «Процессы», либо воспользуйтесь поиском.В «Битрикс24» для каждого бизнес-процесса предусмотрена отдельная карточка, в которой видно все данные: кто участник процесса, текущие и завершенные задачи, дата запуска и т.д. Программа автоматически фиксирует изменения и заносит каждое действие в лог, с помощью которого легко понять, сколько времени понадобилось на выполнение того или иного процесса, кто «тормозит» работу и что требуется улучшить.
Заметили, что сотрудник не справляется с задачей? Вы легко можете заменить его другим. Чтобы отредактировать процесс в «Битрикс24», достаточно пары кликов!
«Битрикс24» - это не только бизнес-процессы
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Бесплатно и неограниченно!
www.bitrix24.ru
Анализ и оптимизация бизнес процессов в компании
-
Как заставить предприятие работать лучше? С «Битрикс24» вы легко разберетесь, что мешает бизнесу расти, какие процессы «тормозят» работу и что перестроить в первую очередь.
- Людям свойственно забывать: не перезванивают после отправки коммерческого предложения, не выполняют пункты договоров, не выставляют счета вовремя. Эти ошибки в конечном счете дорого обходятся.
В «Битрикс24» легко переложить функцию контроля с людей на программу, формализовать и регламентировать рабочие процедуры. Раньше они были в головах у сотрудников, теперь станут правилами, которые невозможно игнорировать.
-
Начните с анализа бизнес-процессов
Для оптимизации бизнеса исключите лишние и ненужные операции. Опросите сотрудников, составьте схему. Определите ресурсы, цели, роли участников. Постройте модель по методологии BPMN, EPC, IDEFO или задачно-ориентированной последовательности работ. «Битрикс24» поможет найти «узкие» места в работе подразделений, выявить возможные риски и непроизводственные траты, которые компания несет из-за дублирования функций и полномочий.Вы поймете, какие операции отнимают слишком много времени, сколько в них задействовано людей, кто отвечает за ту или иную задачу и на каких участках производительность опасно низка. Используйте эти данные, чтобы выявить процессы и процедуры, которые следует устранить или заменить.
-
Автоматизируйте по частям
Автоматизировать сразу все рабочие процессы рискованно. Определите первоочередные участки и начните с них! После анализа эффективности бизнес-процессов вы легко выделите затратные, дублирующие и затянутые операции.Выявили типовые процедуры? Изобразите в виде схемы на бумаге, а затем занесите в «Битрикс24» с помощью визуального редактора. Запустите бизнес-процессы и протестируйте на практике. Выявите «узкие места» и быстро устраните, не привлекая к работе программистов и консультантов. Теперь сотрудники не забудут о важных делах.
-
Наблюдайте и регулируйте
В компании уже сложился порядок взаимодействия подразделений в процессе производства, сбыта, учета, управления. Но эффективен ли он? Слабые звенья ограничивают пропускную способность, некоторые сотрудники постоянно перегружены, в работе очереди и заторы. Руководители даже не в курсе, какой трудный путь проходит документ перед тем, как попасть к ним на стол.В «Битрикс24» все бизнес-процессы как на ладони. Вы видите, на каком этапе находится ваша заявка и на ком «завис» процесс, и в случае необходимости подключаетесь, чтобы обсудить или уточнить информацию.
-
Моделирование любых сценариев
«Битрикс24» позволяет моделировать бизнес-процессы любой сложности. С неограниченным количеством участников, с разнообразной последовательностью согласований, с разветвлениями и условиями запуска и выбора.6 типовых бизнес-процессов готовы к работе: оплата счетов, обработка исходящих и входящих, выдача наличных, согласование заявлений на отпуск и на командировку.
-
Автоматизируйте работу с клиентами
Оптимизация бизнес-процессов компании с помощью «Битрикс24» поможет сотрудникам оперативно реагировать на заявки, запросы или звонки, быстрее обслуживать клиентов, планировать встречи и деловую переписку.Чем меньше ошибок в работе менеджеров, тем лояльнее клиенты. «Битрикс24» поможет выслать коммерческое предложение или счет в срок и без дополнительных напоминаний, предупредить клиента об акции или сезонной распродаже, поздравить с Днем Рождения или с юбилеем компании.
Доводите сделки до конца. CRM обязательно напомнит, что и когда необходимо сделать и предоставит необходимую информацию.
«Битрикс24» - это не только автоматизация бизнес-процессов
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Бесплатно и неограниченно!
www.bitrix24.ru
Создание бизнес процессов в Битрикс24 для вашего бизнеса
Бизнес процессы в битрикс24 – особенности и создание
Бизнес процессы в Битрикс 24 можно создать абсолютно разные, зависят они по большей степени от особенностей бизнеса и сложности отдельных этапов построения сделки. Данная услуга может проходить на этапе как настройки Битрикс24, так и может идти отдельным этапом после интеграции и внедрения данной системы.
Чтобы понять какие бизнес процессы следует продумать и создать в системе, в первую очередь важно продумать базовые принципы работы вашего бизнеса и возможных операционных действий от первого контакта с клиентов, до подписания договора. Когда бизнес процессы для данных операций готовы, можно продумать более тонкий сервис и сократить время на обязательные операции ваших сотрудников, увеличив тем самым их эффективность.
Чуть ниже мы даем некоторые примеры бизнес процессов созданные в Битрикс24, которые дадут вам дополнительные идеи для улучшения деятельности, как операционных процессов, так и повышения прибыли и эффективности отдельных сотрудников, отдела продаж и всей компании в целом.
Примеры и создание бизнес процессов в битрикс24:
Создание бизнес процесса в Битрикс24 по автоматическому созданию задачи по обслуживанию клиента.
Когда с вашего сайта или интернет-магазина пришла заявка от клиента, система сама создаст необходимые задачи по данному клиенту. Также подскажет что нужно делать с данным клиентом. Такой подход снижает фактор, который называется человеческим. Каждый руководитель оценит эти возможности, так как это повышает лояльность покупателей и заставит их возвращаться вновь.
Создание бизнес процесса в Битрикс 24 по автоматическому созданию и отправке договора новому клиенту.
Повышает скорость подготовки документов для клиента. Менеджеру не нужно делать эту работу вручную, конструктор документов сделает все сам и вставит нужные реквизиты куда нужно. Менеджеру останется позвонить клиенту и узнать, получил ли он договор или счет на услугу или товар.
Бизнес процесс по быстрому и удобному согласованию и утверждению документов внутри компании.
В согласовании документов внутри крупных компания может участвовать множество сотрудников. Такой процесс может затягивать на продолжительное время, так как сотрудники могут болеть, быть в отпуске и прочее. При создании данного процесса документ сам обойдет всех нужных сотрудников внутри системы, не зависимо где они находятся.
В коробочной версии продукта Битрикс можно использовать электронную подпись.
Создание бизнес процесса в Битрикс24 для вычисления маржинальности любой сделки при вводе данных.
Не нужно тратить время и силы на ожидание отчетов от бухгалтерии или на расчет расходов, прибыли и прочего. Система будет сама рассчитывать это, беря необходимые данные от сотрудников или из подключенных сервисов, например из 1С.
Бизнес процесс в бизнес24 для создания общего реестра документов вашей компании.
Менеджеры каждый день загружают различные документы. Они сохраняются на Битрикс.Диске. Когда возникает потребность в просмотре, какого-то документа, часто бывает, нужен реестр документов. Когда вы запускаете такой процесс, вам не нужно больше загружать подобной работой сотрудника или секретаря.
Создание данного процесса возможно лишь в коробочной версии продукта.
Создать бизнес процессы в Битрикс24 и настроить своими силами или доверить профессионалам.
Для создания бизнес отдельного бизнес процесса в системе битрикс24 необходимо хорошо знать ее внутреннюю структуру и разбираться в логике процессов самой системы. Стоимость такой услуги напрямую зависит от сложности и логики создания планируемого процесса внутри системы.
Перенос подобной услуги на аутсорсинг имеет плюсы. Тем самым сумма, потраченная на данную услугу, достаточно быстро окупится за после начала использования такого бизнес процесса. Плюс скорость, с которой поставленную задачу компания-подрядчик, будет значительно выше, а время создания и использования процесса сократится в несколько раз. Это даст значительный выигрыш, автоматические действия по процессу, который раньше вручную выполнял отдельный сотрудник и затрачивал на это время и деньги компании. Этот же сотрудник может выполнять работу, где требуется большая квалификация и его опыт. Что даст прирост производительности и эффективности. Ручной труд практически упираться в потолок производительности, а автоматически созданный процесс работает значительно быстрее и качественнее.
Как видите, лучше заказывать создание бизнес процессов в Битрикс 24, чем пытаться создать их самим. Хотите заказать создание бизнес процессов в Битрикс24 по низкой цене и высокого качества? Обращайтесь! Сделаем быстро и качественно!
Оставьте ваши контакты и мы свяжемся с вами:
bitriks-24.ru
Бизнес-процессы в «Битрикс24» | Битрикс
Описание инструмента
Если суть работы любой компании – ежедневная постановка и достижение каких-либо целей, то бизнес-процессы – это маршруты, следуя по которым, вы непременно их достигнете. Правильно выстроенный бизнес-процесс позволяет выбрать кратчайшее расстояние до цели, понимать, где вы находитесь, в любой момент пути, и не сбиться с него. Завершая аллегорию, скажем, что организация бизнес-процессов в «Битрикс24» - это все равно, что путешествие с надежным навигатором.
Реализуя инструмент «Битрикс24.Бизнес-процессы», разработчики ставили перед собой задачу избавить пользователей от необходимости заниматься рутинными делами, выполнение которых требует одной и той же последовательности действий. Другая задача – упростить настройку бизнес-процессов, поскольку раньше работа с ними вызывала сложности у пользователей сервиса. Итогом стало создание пяти шаблонов бизнес-процессов, запустить которые можно прямо из «Живой ленты» на главной странице портала (кликните по ссылке «Процессы» над полем для ввода сообщений):
· Счет на оплату;
· Заявление на отпуск;
· Заявление на командировку;
· Исходящие документы;
· Выдача наличных.
Как работает бизнес-процесс (на примере «Счета на оплату»)
Больше не нужно писать заявления на бумаге и бегать по кабинетам для их согласования. Просто кликните на нужную ссылку (например, «Счет на оплату) – откроется страница для введения реквизитов. Если вы пользуетесь процессом впервые, портал предложит его настроить: указать пользователей для утверждения и для оплаты счета. Добавив пользователей, введите параметры документа: номер, дату, сумму, валюту и предмет оплаты. Не забудьте добавить копию счета и сохраните внесенную информацию.
После этого у пользователей, которые отвечают за утверждение и оплату этой разновидности документов, сразу же появится новое сообщение в «Живой ленте» о том, что счет создан, и две кнопки – «Утвердить счет» и «Отклонить счет». Это событие сопровождается появлением всплывающего уведомления, звуковым сигналом, появлением цифрового счетчика рядом с разделом «Бизнес-процессы» - иными словами, пропустить это событие у ответственных лиц нет шансов. Здесь же можно обсудить детали с сотрудником, который создал счет (не нужно никуда идти, не нужно даже набирать телефонный номер), и принять решение о судьбе документа.
Если ответственное лицо утвердило счет, сотрудник, создавший его, сразу видит уведомление об этом в «Живой ленте». Портал также сообщает ему, что нужно собрать документы для оплаты счета. Сделав это, сотрудник загружает их электронные версии на портал. И руководитель тут же получает уведомление о том, что документы получены: он может их посмотреть и либо подтвердить, что все в порядке, либо отправить сотрудника добывать остальные данные.
Предположим, что все документы собраны – руководитель это подтверждает простым нажатием кнопки, в «Битрикс24» счет считается оплаченным, а бухгалтер получает уведомление о том, что нужно провести кассовую операцию и основание для этой операции – подписанный счет.
А что делать, если в вашей компании счет утверждается по-другому? Может быть, сначала его нужно согласовать с заместителем руководителя, потом еще и с главным бухгалтером? Цепочка может быть любой, но для «Битрикс24» это не проблема: откройте новый бизнес-процесс, как было описано выше, и кликните по кнопке с шестеренкой, которая расположена справа. Выберите пункт «Настроить параметры бизнес-процесса» и замените ответственных лиц.
Если вы хотите еще раз взглянуть на счет – зайдите в раздел «Процессы» - там перечислены все бизнес-процессы, в которых вы когда-либо принимали участие. В компании, где активно используется «Битрикс24», процесс создания и согласования счета занимает считанные минуты – быстрее, чем вы прочитаете эту статью.
Особенности работы других процессов в «Битрикс24»
Менять настройки процессов может только администратор портала – как правило, эта роль принадлежит руководителю компании. Если он не хочет заниматься этим сам, он может делегировать право настройки каждого конкретного процесса разным пользователям – например, пусть ответственных за выписку счет определит главный бухгалтер компании.
Прописывать ответственных для каждого процесса не потребуется: заявление на отпуск, например, автоматически попадет на согласование к начальнику отдела того сотрудника, который его создал, а от него – к руководителю компании. Поэтому особенно важно правильно прописать иерархию компании (раздел «Компания» - «Структура компании») в самом начале работы. То же самое будет происходить с заявлением на командировку.
Бизнес-процесс «Исходящие документы» позволяет вести строгий учет всех важных для компании документов. Начиная работать с ним, укажите сотрудника, который будет добавлять файлы – остальные пользователи не будут иметь такого права. Внося новый документ, нужно будет добавлять его название, дату, номер, краткое описание и отсканированную копию.
Возможно, в вашей компании не ведется учет документов или не производится выдача наличных средств сотрудникам. Чтобы не путаться в бизнес-процессах, отключите лишние в разделе «Компания» - «Процессы», сняв галочки в соответствующих пунктах.
Как изменить бизнес-процесс
Сценарий любого бизнес-процесса можно изменить, добавив в него новые этапы. Предположим, вы захотели, чтобы вместе с утверждением отпуска вносились изменения в график отсутствий компании. Для этого зайдите в раздел «Процессы», кликните по блоку «Заявление на отпуск» - «Бизнес-процессы» - «Заявление на отпуск». Откроется шаблон - механизм, по которому работает процесс «Заявление на отпуск».
Справа перечислены действия, которые можно внести в схему. Найдите там «График отсутствий» и мышкой перетащите на схему (пусть он будет вторым по счету блоком). Откроется окно настройки параметров действия: в качестве пользователя укажите автора процесса, в качестве названия – «Отпуск», дата начала – дата начала отпуска, дата завершения – дата завершения отпуска, тип отсутствия – ежегодный отпуск. Сохраните шаблон и попробуйте создать новое заявление на отпуск из «Живой ленты» - когда вы сделаете это, период отпуска появится в графике отсутствий.
Как создать новый бизнес-процесс
Помимо реализации самых популярных шаблонов бизнес-процессов, в «Битрикс24» можно создать свой, уникальный сценарий. Для этого в «Живой ленте» кликните на ссылку «Процессы» и выберите пункт «Создать новый процесс». Перед тем, как делать это в «Битрикс24», разработчики настоятельно рекомендуют нарисовать его в виде блок-схемы на бумаге – это значительно упростит работу.
Каждый бизнес-процесс – это некий список, поэтому внесение параметров при его создании – это заполнение полей списка. В разделе «Подписи» нужно задать названия этих полей. Предположим, вы создаете бизнес-процесс по добавлению контрагентов компании. Тогда все, что вам нужно сделать в этом разделе – заменить слово «элемент» на слово «контрагент». Наконец, на вкладке «Доступ» можно указать тех, кто будет иметь право пользоваться новым бизнес-процессом.
Процесс «Контрагенты» появился в разделе, но его нельзя запустить. Чтобы исправить ситуацию, займемся его настройкой: добавим поля, которые будут заполнять пользователи, внося контрагентов. Чтобы реализовать на практике описанный в статье пример, добавьте поля «Наименование контрагента» и «ИНН» с типом «строка», а также «Статус» с типом данных «выпадающий список» и статусами «утвержден», «отклонен» и «на рассмотрении». Помимо названия поля, не забывайте указывать тип данных, которые можно в него вносить. Здесь же можно добавить поля, которые будут заполняться автоматически: кто изменил документ, когда он был создан и т.д.
Теперь создадим алгоритм работы с данными. Для этого зайдем в раздел «Процессы» - «Шаблоны бизнес-процессов» - «Создать шаблон последовательного бизнес-процесса». Предположим, что каждый раз, когда менеджер заносит нового контрагента на портал или изменяет данные старого, нужно, чтобы бухгалтер подтверждал, что у компании есть такой контрагент и она с ним давно и успешно работает.
Как только менеджер заносит данные в поля, созданные нами чуть выше (наименование контрагента и ИНН), и запускает бизнес-процесс, в созданном нами списке меняется значение поля «Статус». Его значение, как вы можете догадаться – «На рассмотрении». Отразим это на схеме: из списка действия выберите «Изменение документа» и вставьте его в шаблон. Кликните по шестеренке и в открывшемся окне настройки выберите поле «Статус», значение – «На рассмотрении».
В списке действий справа находим пункт «Утверждение документа» и перетаскиваем его на схему. Кликнув по шестеренке на блоке, откройте окно настройки и укажите ответственного за действие. Обратите внимание, что указать можно нескольких пользователей. Если вы выберите именно такую схему, то для утверждения документа потребуется согласие всех сразу. Кроме того, нужно указать описание действия – например, «Проверка контрагента N» - вместо латинской буквы должно добавляться значение из пользовательского поля, которое вы добавили ранее. Чтобы сделать это, нажмите на кнопку с троеточием и выберите созданное поле (например, «Наименование контрагента»).
Задайте в схеме уведомление пользователя о том, что портал ждет от него каких-то действий. Для этого перед блоком «Утверждение документа» разместите блок «Сообщения соцсети» описанным выше способом. Кликнув по шестеренке, откройте окно настройки: отправителем сообщения сделайте автора, получателем – того, пользователя, которого вы указали в следующем блоке, введите текст сообщения (например, «Необходимо утверждение контрагента!»).
Осталось настроить действия в случае положительного и отрицательного ответа пользователя. Если контрагент не утверждается, добавьте блок «Изменение документа» и поменяйте значение поля «Статус» на «Отклонен». Если же контрагент утвержден, нужно опять вставить блок «Изменение документа», снова изменить значение поля «Статус» - теперь на «Утвержден». В обоих случаях можно сопроводить события сообщениями соцсети о том, что подтверждение произошло или не произошло, только теперь отправителем будет ответственный пользователь, а получателем – автор бизнес-процесса.
Сохраните все изменения и зайдите в раздел «Процессы» - там должен отобразиться созданный вами шаблон. Отметьте его для отображения в «Живой ленте», после чего зайдите в нее и запустите процесс – убедитесь, что все работает, согласно сценарию.
Помимо линейных шаблонов бизнес-процессов, в «Битрикс24» есть шаблоны бизнес-процессов со статусами. За каждым статусом «скрывается» описанный выше линейный бизнес-процесс. Поясним на примере: строительная компания занимается возведением домов, и каждый заказ на постройку последовательно проходит несколько статусов – проектирование, поставка материалов, строительство, сдача объекта. Заказу присваивается первый статус – запускается предопределенная последовательность действий, по окончании которой присваивается второй статус – и так далее. Смысл шаблона – удобство представления информации и разбивка гигантской схемы на несколько блоков.
www.mcart.ru
