4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота. Документооборот как составная часть делопроизводства и пути его оптимизации


ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПУТИ ЕГО ОПТИМИЗАЦИИ, Документоведение и архивоведение

Пример готовой дипломной работы по предмету: Документоведение и архивоведение

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА

1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОШКОЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

6

1.1 Характеристика документооборота 6

1.2 Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство

ГЛАВА

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО ДОШКОЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

2.1 История создания, основные направления и организация деятельности МБДОУ ДС№ 25

2.2 Организационно-правовой статус МБДОУ № 25

2.3 Оперативное и архивное хранение документов

ГЛАВА

3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1 Методика разработки должностной инструкции делопроизводителя

3. 2 Разработка инструкции по делопроизводству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

Выдержка из текста

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.

Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения, и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Актуальность исследования работы заключается в том, что организация работы с документами — это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Список использованной литературы

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 №

27. «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». — Доступ из справ. — правовой системы «Консультант Плюс».

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №

47. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс].

Гражданский кодекс Российской Федерации. — М.: Проспект, 2011. — 544 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс].

3. Федеральный закон от

1. июля 1992 № 3266−1 «Об образовании» [Электронный ресурс].

4. Федеральный закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.12.2006 № 202-ФЗ, 01.12.2007 № 318-ФЗ, 13.05.2008 № 68-ФЗ) [Электронный ресурс].

5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс].

6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс].

7. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [Электронный ресурс].

8. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №

18. «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [Электронный ресурс].

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс].

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. Постановления Правительства РФ от 11.12.97 № 1538).

[Электронный ресурс].

11. Постановление Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 [Электронный ресурс].

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №

3. «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс].

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 №

45. «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс].

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 №

27. «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». — Доступ из справ. — правовой системы «Консультант Плюс».

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №

47. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс].

16. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— Введ. 27.02.1998 [Электронный ресурс].

17. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.— Введ. 03.03.2003 [Электронный ресурс].

18. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс].

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основы положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) [Электронный ресурс].

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299) [Электронный ресурс].

21. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [Электронный ресурс].

22. Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронный ресурс].

23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 06.11.2000) [Электронный ресурс].

24. Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19−12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ» [Электронный ресурс].

25. Андреева, В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева.- М.: Кнорус, 2010. — 296 с.

26. Анодина, Н.Н. Деловое письмо / Н.Н. Анодина. — М.: Омега-Л, 2008. — 104 с.

27. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. — М.: Омега-Л, 2006. — 172 с.

28. Барихин, В.В. Делопроизводство / В.В. Барихин. — М.: Инфа-М, 2006. — 411 с.

29. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. — Ростов н/Д.: изд-во «Феникс», 2003. — 320 с.

30. Басаков, М.И. Делопроизводство: уч. пособие / М.И. Басаков. — М.: Феникс, 2010. — 376 с. Бардаев, Э.А. Документоведение / Э.А.

referatbooks.ru

Документооборот и пути его оптимизации

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

Введение

 

В данной работе рассматривается тема Документооборот и пути его оптимизации.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

-экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

-организация рационального движения документов внутри организации;

-экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

-для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

-не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

-важность его содержания;

-сложность и новизна поставленных вопросов;

-общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

-срок исполнения документа;

-вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

 

Документооборот

 

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из ?/p>

geum.ru

Документооборот и пути его оптимизации

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

из поступающих в организацию документов;

-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

-содержанием или функциональной принадлежностью;

-структурой;

-режимом или цикличностью;

-направлением;

-объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

-расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

-расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

-определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

-повышение эффективности управленческой деятельности;

-ускорение движения документов в организации;

-уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

 

">Пять шагов к успешному документообороту

 

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. П?/p>

geum.ru

4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота

Среди мероприятий, направленных на совершенствование до­кументооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема докумен­тооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения до­кументов в учреждении: создание моделей учрежденческого до­кументооборота, составление маршрутных карт технологическо­го процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперофамм и документограмм, схем движения до­кументов и др. К числу способов, позво­ляющих эффективно совершенствовать технологию документо­оборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформ­ления документации, упорядочения документационной нагруз­ки во времени с целью более равномерного ее распределения [23, 71].

Сокращение объема документооборота связывается с рег­ламентацией документирования, уменьшением количества внут­ренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использова­нием бездокументных связей. Опосредованное влияние на до­кументооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поиско­вая система учреждения, система контроля исполнения доку­ментов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятель­ности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов дви­жения кортежей документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, осно­ванная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений; органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решае­мых вопросов и их типологии; документационного обеспече­ния деятельности учреждения с целью выявления кортежей до­кументов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов кор­тежей документов; подсчета временных затрат на документо­оборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Так, в технологической карте на документооборот отра­зится весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располо­жены операции в их технологической последовательности, по горизонтали — методика работы, применяемое оборудование и материалы, продолжительность процесса, трудовые затраты.

Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера и долговре­менного пользования следует изготовлять с заменяемыми стра­ницами, что позволит при внесении изменений не перепеча­тывать весь документ. При подготовке оперативных докумен­тов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практи­куются ответы на самом запросе при помощи штампа или под­писи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую инфор­мацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокра­щении документооборота. Основное — удобство работы и лик­видация излишних документов. Унифицированная форма до­кумента должна быть удобна для заполнения и чтения, содер­жать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов доку­ментации — построение эффективных информационно-поис­ковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по лич­ному составу печатается в нескольких экземплярах и подшива­ется в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. При­чина такого "тиража" — создать возможность обнаружить доку­мент в необходимый момент. В результате создаются дублет­ные дела, которые включаются в номенклатуры и затем пере­даются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная до­кументация и, соответственно, увеличенный, документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходи­мость дублирования документов. Определяется степень центра­лизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы ра­циональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных докумен­тов, и наоборот [3, 199 – 204].

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множитель­ная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множитель­ную машину и увеличивает тиражирование, часто без доста­точных оснований. Для оптимального использования множи­тельной техники рекомендуется: копировать документы с умень­шением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

В целях сокращения объема документооборота рекомен­дуется составление плана по следующим направлениям:

- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта "Указание";

- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;

- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумаж­ного документа машинным носителем информации. Это по­зволит формировать локальные базы данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации [14, 115 – 121].

Микропроцессорная техника позволяет создать более ра­циональные схемы подготовки и прохождения документов, на­много сокращает время их обработки. Тем не менее, управлен­ческий документ как таковой не ликвидируется, а заменяется небумажной, машинной формой, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).

Переход к новой машинной технологии начинается пре­жде всего с упорядочения документационного обеспечения уп­равленческих процессов, технологии управленческой деятель­ности. Важным моментом является разработка матрицы доку­ментирования, учитывающей бумажные и машинные докумен­ты и жесткие требования к бумажным документам, ориентиро­ванные на последующий переход к безбумажному документи­рованию.

В унифицированных формах сохраняются действующие в управленческих процессах номиналы документов. Это назва­ния формы типа: отчет, справка, сводка и др. Номинал отра­жает правовой уровень документа, характер его содержания, то есть направленность фиксируемого управленческого действия. Задача сводится к построению правовой иерархии принимае­мых управленческих решений и циркулирующей информации и закреплению ее за определенными номиналами. Например, констатация производимых действий — акт, констатация уст­ной речи — протокол.

Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания, места расположения. Такими реквизитами мо­жет быть номинал, краткое содержание, дата, удостоверение подлинности, отметка о регистрации, авторство, сроки хране­ния. Например, следует установить единый цифровой порядок написания даты и постоянное место для нее в штампе бланка, единый порядок удостоверения документа традиционным или машинным способом. Определяются также жесткие текстовые структуры и языковые формулы для групп документов.

Наиболее перспективным является представление текста в виде анкеты или таблицы. Устанавливается состав показателей, подлежащих записи в машинную память, из которых формиру­ются самостоятельные документные формы на основе единых требований. Целесообразна также разработка правил проектиро­вания форм документов. На первом этапе упорядочения тради­ционной документации будут и бумажные, и машинные доку­менты. Следующий этап — переход к безбумажной технологии. Базовым средством этого этапа является миникомпьютерная система текстовой обработки или пишущий автомат, который позволяет печатать текст на бумаге, одновременно воспроизво­дить его на экране, корректировать без перепечатки, записывать на машинный носитель и хранить в машинной памяти.

В условиях новой информационной технологии вся до­кументальная деятельность в аппарате управления группирует­ся в два блока:

- блок автоматизированной подготовки документов;

- блок машинной регистрации поступления в систему, где сосредоточены учет, поиск, контроль исполнения и другие операции.

На начальном этапе создания машинного документа спе­циалист создает первоначальную редакцию документа, одно­временно выводя ее на экран дисплея и занося в машинную память. Создается машинный черновик. Внесенные в него из­менения воспроизводятся сразу на экране, причем первый ва­риант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти ма­шины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подпи­сания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все ви­зы согласования и мнения специалистов. Изучив всю инфор­мацию, руководитель принимает окончательное решение.

После окончательного подписания документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стер­ты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам до­кумент.

Таким образом, в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования при наличии в этом необходимости.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, по­вторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.п. Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран и задает машине программу — остальное делает техника.

Например, для подготовки конкретного документа необ­ходимо вызвать на дисплей соответствующую форму и запол­нить ее нужными данными. В этом смысле современная техника оказалась более удобной, чем рекламировавшееся в 60-х годах микрофильмирование, которое не было принято потребителя­ми как заместитель бумаги для оперативного использования.

Второй блок автоматизированного документационного обеспечения — блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача заключается в том, чтобы определить рациональ­ную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесо­образно применение регистрационно-контрольной карточки как формы, связующей бумажный и машинный носители и яв­ляющейся унифицированным местом сбора сведений об ин­формационном массиве (своего рода страховой фонд машин­ной системы). Карточка в определенных условиях может заме­нить обращение к документу, она же может служить информа­ционным источником в государственном архиве после переда­чи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей, как способ записи информа­ции, отметка о переносе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей про­грамме. Данные регистрации централизованно записываются в машинную память.

На базе регистрации и идентификации каждого докумен­та реализуется автоматизированный поиск и контроль испол­нения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов: код формы по ОКУД, код организа­ции-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации-автора, дата подписания. Речь идет о том, что для поступаю­щего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, кото­рый он получил "при рождении". В условиях новой информа­ционной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обме­не информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспект­ного использования. Но в официальной сфере бумажный до­кумент сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумаж­ном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в од­ном экземпляре документы, подлежащие передаче на государ­ственное хранение, так как речь идет о комплектовании "госу­дарственной памяти" [19, 154 – 161].

Таким образом к разработанной рациональной схеме документооборота должны применяться следующие требования:

- прямоточность — предполагает перемещение документов по наиболее короткому пути;

- непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку сотруд­ ников;

- ритмичность - равномерность движения потоков документов. Этот прин­цип очень тесно связан с принципом непрерывности, т. к. движение до-

кументопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения;

- параллельность — выполнение отдельных операций по обработке доку­ мента в процессе его движения;

- пропорциональность - возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;

- экономичность - экономия в движении документа;

- самостоятельность и ответственность - при всех действиях (направ-­ лении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией работников.

Необходимо обратить внимание на правильность оформления документов. Поэтому необходимо рассмотреть основные формуляры – образцы составления основных наиболее употребляемых документов, регулирующих организационно – распорядительную деятельность изучаемого предприятия [3, с.17]. (Приложение 1).

studfiles.net

Документооборот и пути его оптимизации

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

Введение

В данной работе рассматривается тема Документооборот и пути его оптимизации.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

-экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

-организация рационального движения документов внутри организации;

-экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

-для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

-не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

-важность его содержания;

-сложность и новизна поставленных вопросов;

-общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

-срок исполнения документа;

-вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

Документооборот

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из



biblo-ok.ru


Prostoy-Site | Все права защищены © 2018 | Карта сайта