Работа с документами в Битрикс24. Работа с документами битрикс
Работа с документами в Битрикс24
Екатерина Шеленкова 8 Ноября 2012 6763
Добрый день, коллеги!Сегодня хотела бы рассказать вам о том, как Битрикс24 помогает решить проблему с кучей бумажных документов, которые копятся и со временем занимают кучу места и времени на поиск нужной информации.
Теперь работать с файлами стало удобнее, просто загрузи документ на портал и вся история работы с ним будет доступна на одной странице.
В интерфейсе Битрикс24 есть три библиотеки документов, которые имеют свои особенности: личные файлы, общие документы, файлы в группах.
Расскажу подробнее о разделе «Файлы»
Работа с документом начинается с его загрузки на портал. Загрузить файл просто, нажми на ссылку загрузить – выбери документ на компьютере – при необходимости укажи свойства документа – загрузи.
Помимо обычной загрузки, можно воспользоваться множественной и загрузить сразу несколько документов.
Сообщение в живой ленте о загруженном документе получат сотрудники, которые имеют доступ к данному разделу, папке, документу.
Карточка документа
Просмотреть данные по документу можно просто нажав на него – откроется карточка файла, в которой указана информация об авторе, комментариях, описании, расположении, тегах и т.д.
Здесь же, в карточке, можно скачать документ, открыть, скопировать ссылку, перейти к редактированию, при этом заблокировать, чтобы другие сотрудники видели, что документ редактируется вами в настоящий момент.
Вы можете обсудить загруженный документ, оставить комментарий, поставить лайк. Если необходимо, подписаться на новые сообщения (комментарии) к этому документу.
При необходимости документ можно переместить в другую папку данной библиотеки, переименовать, удалить.
После удаления файл отправляется в корзину, откуда его можно восстановить.
История изменений
Очень часто бывают ситуации, когда нам необходимо изменить уже имеющийся документ, при этом хотелось бы сохранить оригинал, первоначальную версию. Для решения этого вопроса в интерфейсе Битрикс24 есть возможность работы с историей изменения документа.
Загрузив новую версию файла, предыдущая уходит в историю, и вы всегда сможете восстановить и просмотреть ее.
Поиск документов
Конечно, помнить точные названия всех документов, искать их в общем списке - дело не простое, решить данный вопрос поможет «Поиск».
Вы можете воспользоваться готовыми значениями сохраненных фильтров:
Либо указать несколько параметров и фильтр быстро покажет вам документы, удовлетворяющие запросу.
При необходимости можно вывести дополнительные условия.
При поиске документа в общем поиске портала, в первую очередь будут показаны те документы, в которых большее число лайков, здесь также имеют приоритет лайки руководителей.
Сетевой диск
Выполнив всего несколько кликов мышью, вы можете подключить библиотеку документов как сетевой диск.
Все папки и файлы, загруженные на портал, будут автоматически сохранены на сетевом диске.
Работа с документами в других библиотеках аналогична, но в общих документах и файлах групп есть дополнительная возможность работы с бизнес процессами, подробнее об этом расскажу немного позже.
www.bitrix24.ru
Совместная работа с документами в живой ленте
Редактирование документов прямо на портале! Быстро, удобно, просто, а главное теперь вы можете работать с документами совместно со своими коллегами.На сегодняшний день одной из самых важных задач, которые мы с вами решаем ежедневно, является работа с документами. Вообще, мы привыкли и для нас важно иметь под рукой инструмент, который позволит нам быстро и просто просмотреть и отредактировать документ. Большая часть сотрудников использует только эти две функции, им не нужны сложные программы, дополнительные возможности, достаточно просмотреть документ и при необходимости внести простые правки.
Но для небольших компаний покупка комплекта программ для работы с документами - это большая статья расходов и мы хотели бы найти решение, которое позволит сохранить привычный сценарий работы и в тоже время сэкономить бюджет компании.
Основные программы, которые мы используем в повседневной работе - это Microsoft Office и GoogleDocs. Это привычные редакторы, которые позволяют быстро и просто внести мелкие правки, а при необходимости поработать и с большим объемом информации в виде таблиц, презентаций и т.д.
Пока реализована только часть идеи, первая пробная базовая версия - редактирование и совместная работа с документами через Google Docs и MS Office Web Apps.
Теперь вы можете делиться файлами с коллегами, все участники обсуждения смогут внести свои правки в документ, отредактировать и сохранить свою копию прямо в живой ленте. Самое главное, что весь процесс прозрачен, вы можете просмотреть версии своих коллег, поделиться своими комментариями и предложениями. Просто создаем сообщение в ленте, прикрепляем файл и можно приступить к обсуждению.
Давайте рассмотрим сценарий работы подробнее:
Создаем новое сообщение в живой ленте, прикрепляем файл и разрешаем участникам обсуждения редактировать документ.
После сохранения все сотрудники увидят новое сообщение в ленте, но теперь файл можно не только просмотреть или скачать, но и отредактировать прямо в окне просмотра. 
Выбрав программу, укажите разрешения для приложения, это необходимо для корректной работы с документами на портале через выбранную программу.
После разрешения доступа приложения, открывается окно редактирования документа, где вы можете внести свои изменения и сохранить результат.
После сохранения своей версии файла, в живой ленте появляется новый комментарий, к которому уже приложен документ с вашими исправлениями.
В само сообщение также подгружается последняя актуальная версия файла, т.е. каждый участник может добавить свои правки, скорректировать документ, для того чтобы в итоге получить готовый файл с исправлением всех нюансов.Этот механизм позволит решать совместные вопросы, сразу вносить изменения в документ, а главное, не требуется никаких дополнительных программ, все дейсвтия можно выполнить онлайн, прямо на портале.
Сделайте процесс обсуждения и формирования новых документов более удобным, быстрым, а главное прозрачным!
Это только первая версия, впереди нас ждет еще несколько интересных сценариев совместной работы с документами, ждем ваших отзывов!
Также, к обновлению, некоторые правки по CRM
В форме настройки способа оплаты в список параметров счета добавлена тема счета. Возможность печати счета без печати и подписей. Добавлены поля в списке счетов. Улучшены фильтры в списке счетов. Экспорт списка счетов в excel и csv. Возможность редактирования реквизитов плательщика на странице создания счёта. Счётчик счетов в верхней панели CRM. Отображение суммы оплаченных счетов в просмотре сделки. Ставки НДС в списке товаров/услуг счёта (при использовании НДС). Информация о применённых налогах в списке товаров/услуг счёта (при использовании налога на счёт). Добавлены методы rest для счетов. Исправлена ошибка, когда при экспорте счетов в Excel, даты отображались некорректно.
www.bitrix24.ru
Работа с документами в Битрикс24
Всем нам отлично знаком процесс совместной с другими людьми работы с документами. И то, как зачастую этот процесс организован в компании. Прежде, чем документ пройдет согласование и будут получены все правки, придется потратить очень много времени. В том числе, приходится постоянно пересылать файл по почте разным сотрудникам, отвечать каждому, а иногда и подходить к человеку лично.
Чтобы автоматизировать процесс работы с документами используйте Битрикс24 в своей компании.
Расскажем о нескольких простых и удобных функциях:
1. Создание документа
Битрикс24 позволяет создавать документы внутри Корпоративного портала. Причем для этого не нужны офисные программы (что позволяет экономить на их приобретении). Интегрированные внешние сервисы Google и Microsoft дадут возможность работать с файлами в режиме онлайн во всех популярных форматах.
Также, вы можете загрузить свои файлы, созданные на компьютере и полученные по электронной почте. Работайте с ними даже тогда, когда нет интернета. Как только сеть появится, программа автоматически внесет изменения в соответствии с вашими правками.
Просматривайте презентации, файлы Adobe Illustrator и Photoshop даже в тех случаях, когда этих программ нет у вас на компьютере.
2. Личная или коллективная работа с файлами
В Битрикс24 для вас доступно два варианта работы с файлами. Вы можете сохранить их в своей папке и иметь эксклюзивный доступ к информации или поделиться файлом с коллегами, подключить их к обсуждению и разрешить им вносить правки. Обо всех изменениях вы сразу получите уведомление, что позволит оставаться в курсе. Если же вы с ними не согласны – Битрикс24 хранит историю всех изменений, что позволяет вернутся к любой предыдущей версии.
3. Умный поиск
В процессе работы накапливается огромное количество файлов, необходимых в тот или иной промежуток времени. Умный поиск в Битрикс24 позволит быстрой найти искомый документ. Просто введите ключевую фразу, дату, название, или строчку из файла и получите список документов, соответствующих запросу.
4. Мобильность
В мобильном приложении Битрикс24 вы также можете работать с документами. Создавайте их на своем мобильном устройстве, прикрепляйте к задачам, редактируйте имеющиеся. Работайте онлайн и оффлайн. С Битрикс24 документы будут всегда у вас под рукой.
Жуковский Александр
bit-24.ru
Битрикс24: Работа с документами -
Работа с документами в Битрикс24
В корпоративном портале Битрикс24 обмениваются документами, как минимум, тремя способами:1) В живой ленте; 2) В бизнес-чате; 3) Используя задачи.
В любом случае документ прикрепляется подобно тому, как это многие привыкли делать, отправляя электронную почту.
В живой ленте вы можете просто отправить документ без сообщения (также и в бизнес чате) или в ленте написать сообщение и прикрепить к нему файл.
Прикрепление документа работает и в задачах.
Документы в корпоративном портале добавляются из Диска Битрикс24* или с локального диска компьютера.
Есть дополнительная возможность обмениваться документами, загруженными на Диск, с помощью внутренних и внешних ссылок.
При условии, что документ не содержит конфиденциальной информации, генерируйте и отправляйте получателю внешнюю ссылку.
Когда документ содержит коммерческую информацию, рекомендуется генерировать и отправлять получателю внутреннюю ссылку; она работает только для авторизованных сотрудников портала данной компании и извне ее открыть нельзя.
Битрикс Диск в портале бывает общим и личным. В “Мой диск” вы загружаете личные файлы, в “Общий диск”, как правило, заносятся общие документы для совместной работы. Предустановленное разделение дисков на общий и личный диск, позволяет управлять доступностью информации.
Плюсом ко всему, ваши личные файлы блокируются на редактирование и обратно разблокируются; ими можно поделиться, прикрепив к файлу выбранного пользователя или даже целую группу, выдав права, например, на чтение или редактирование.
Более того, из Битрикс24 можно создавать документы, предположим в OneDrive или GoogleDocs.
* - Битрикс Диск – сервис, в котором вы загружаете файлы, создаете папки и сортируете по ним документы.
www.clientonomica.ru
